Business Unit Assistant

Binnen deze functie sta je in voor:

Administratieve ondersteuning en coördinatie

• Het administratief opvolgen van de Business Unit en het garanderen van een vlotte dagelijkse werking.
• Ondersteuning bieden aan Contract Managers bij het beheer van prestaties, afwezigheden, bestellingen en administratieve rapportering.
• Samenwerken met de Service Desk om interne aanvragen efficiënt op te volgen.

• Beheer van de agenda, vergaderingen en afspraken van de Business Unit Manager.
• Meehelpen bij de voorbereiding van managementvergaderingen en strategische actieplannen.
• Diverse dossiers opvolgen en de nodige acties coördineren.

• Plannen en coördineren van vergaderingen, evenementen en interne activiteiten.
• Meewerken aan het onthaal en de onboarding van nieuwe medewerkers.
• Zorgen voor attenties bij belangrijke momenten binnen het bedrijf, zoals geboortes, pensioneringen en andere mijlpalen.

• Contact onderhouden met leveranciers.
• Offertes aanvragen en vergelijken.
• Bestellingen, bestelbonnen en leveringen nauwgezet opvolgen.

• Beheer van kantoorbenodigdheden, verbruiksgoederen en materiaal voor de teams.
• Coördineren van werkkledij en communicatiemateriaal in de huisstijl van het bedrijf.
• Waken over een efficiënte organisatie van de ondersteunende diensten en werkruimtes.

• Bacheloropleiding in een administratieve richting (Directiesecretaresse, Management Assistant of gelijkwaardig).
• Uitstekende kennis van het Nederlands en Frans, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede kennis van het Engels.
• Een eerste succesvolle ervaring in een administratieve ondersteunings- of coördinatiefunctie.
• Zeer goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams).
• Sterk organisatorisch vermogen en uitstekende prioriteitenstelling.
• Nauwkeurig, discreet en oog voor detail.
• Proactieve ingesteldheid en zin voor initiatief.
• In staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken.
• Bereid om te werken in Brussel, met een geplande verhuis naar Zaventem nabij de luchthaven.