Dossierbeheerder Afdeling Algemene taken – Dienst Secretariaat (niveau C)

Ganshoren is een overwegend residentiële gemeente in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, waar het goed wonen en werken is.
De gemeente heeft dus dagelijks een impact op de inwoners die op haar grondgebied wonen en wel op twee manieren: hetzij als "tussenpersoon" voor de beslissingen die op andere bevoegdheidsniveaus worden genomen (de gemeenschappen en de gewesten, de federale Staat); hetzij als ‘autonoom plaatselijk bestuur’ dat de democratische rechten en plichten van zijn inwoners waarborgt.

Bij ons werken betekent:

• deel uitmaken van een administratie op mensenmaat die met ongeveer 220 medewerkers representatief voor de diversiteit van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is
• samenwerken met professionals en vaklui om de doelstellingen te bereiken die zijn bepaald in het kader van de opdrachten van de gemeente
• de waarden van integriteit en deontologie delen

Taken:
In samenwerking met de andere medewerkers van de dienst:

Ondersteuning van de dienst op het vlak van tweetalige communicatie (Frans-Nederlands) (halftijds)

• Dienstnota’s en informatie verspreiden naar het gemeentepersoneel en naar de tweetalige vzw’s (Frans-Nederlands)
• Ondersteuning bieden bij het actualiseren van informatie op de website en het intranet, alsook bij de tweetalige publicaties (Frans-Nederlands) op Facebook en LinkedIn

Ondersteuning van de dienst op administratief en logistiek vlak (halftijds)

• Administratieve informatie verstrekken (documenten, procedures, termijnen)
• Administratieve dossiers invoeren en actualiseren
• Brieven opstellen
• Instaan voor de verdeling van de te ondertekenen documenten en de briefwisseling
• De algemene e-mailbox van Ganshoren beheren (e-mails ontvangen en doorsturen naar de betrokken diensten)
• Logistieke ondersteuning bieden bij de organisatie van de zittingen van de gemeenteraad (zaal klaarmaken)
• Back-up zijn voor collega’s op het vlak van communicatie en secretariaat
• Alle andere taken uitvoeren die noodzakelijk zijn voor de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening

• In het bezit zijn van een diploma hoger secundair onderwijs of vergelijkbaar
• Een mondelinge beheersing van het Frans en/of het Nederlands, met een goede beheersing van de tweede taal (professionele mondelinge en schriftelijke communicatie in beide landstalen) en bij voorkeur in het bezit zijn van het certificaat Werkenvoor.be overeenkomstig artikel 9, §2, dat volstaat voor de tweede taal (Frans of Nederlands), of bereid zijn de examens af te leggen om dit certificaat te behalen.
• Zeer goede spelling in beide landstalen.
• Algemeen gebruik van het Office-pakket (word, excel, outlook, power point)
• Basiskennis van hoe een gemeentebestuur werkt (Nieuwe Gemeentewet)
• Basiskennissen van administratieve procedures in een gemeentebestuur is een pluspunt.
• Er kan gevraagd worden om ’s avonds te werken ter voorbereiding van de zittingen van het College van burgemeester en schepenen (één keer per week) en van de Gemeenteraad (één keer per maand), en occasioneel in het weekend (voor het bijwerken van de gemeentelijke website; dit kan vanop afstand gebeuren).

Gedragscompetenties

• Handelen met integriteit en professionaliteit
• Samenwerken/teamspirit (collega’s van het eigen departement ondersteunen bij hun administratieve taken;
• samenwerken met de verschillende gemeentelijke diensten).
  Resultaatgericht werken
• Analyseren
• Eigen werk structureren (toezien op de naleving van de procedures)