Finance & Administration Coordinator

Wil jij zelfstandig de financiële backoffice van een kleine organisatie beheren, maar zoek je meer afwisseling dan in een klassieke boekhoudfunctie? Voor een internationaal adviesbureau in de regio Zaventem zoeken we een allround financeprofessional die boekhoudkundige kennis combineert met een praktische en proactieve aanpak.

Je krijgt de verantwoordelijkheid over de financiële administratie en werkt daarbij nauw samen met een externe accountant. Omdat de pure boekhouding geen volledige werkweek inneemt, kan je jouw rol verder verbreden met onder meer financiële rapportering, budgetopvolging van Europese projecten, procesverbetering en projectondersteuning.

Het is een functie voor iemand die graag zelf structuur aanbrengt, verantwoordelijkheid opneemt en op zoek is naar een stabiele samenwerking op lange termijn.

Samen met de manager en een administratieve collega vorm je de financiële en administratieve ruggengraat van een team van ongeveer 23 medewerkers. Na je inwerkperiode organiseer je zelfstandig je planning, prioriteiten en opvolging.

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:

• Beheren van de dagelijkse boekhouding, waaronder aankoop- en verkoopfacturen, bankverrichtingen, onkostennota’s en betalingen.
• Verzorgen van de facturatie en actief opvolgen van openstaande klantenbetalingen.
• Voorbereiden en ondersteunen van btw- en intrastataangiftes.
• Meewerken aan maand- en jaarafsluitingen, balansen en financiële controles in samenwerking met de externe accountant.
• Opstellen en opvolgen van financiële rapporteringen, budgetten en kostenoverzichten.
• Analyseren van afwijkingen of onregelmatigheden en hier proactief over communiceren.
• Bewaken en verbeteren van financiële processen, procedures en administratieve werkmethodes.
• Opvolgen van het wagenpark en de bijbehorende administratie en kosten.

Zodra je de financiële backoffice goed beheerst, kan je jouw takenpakket verder verbreden volgens je ervaring en interesses:

• Budgettair begeleiden en opvolgen van Europese projecten.
• Meewerken aan klantendossiers vanuit een financiële invalshoek.
• Ondersteunen bij bredere administratieve of organisatorische projecten.
• Indien dit je interesseert, opnemen van enkele organisatorische marketingtaken, zoals het mee coördineren van een contentplanning.

Voor deze functie zoeken we geen profiel dat zich uitsluitend heeft toegelegd op debiteuren- of crediteurenbeheer. Je hebt een brede kijk op boekhouding en wil het volledige financiële proces begrijpen en op termijn zelfstandig beheren.

Wat belangrijk is voor deze rol:

• Je hebt een opleiding in boekhouden, fiscaliteit, finance of bedrijfsadministratie, of bent gelijkwaardig door relevante ervaring.
• Je beschikt over een degelijke boekhoudkundige basis die verder gaat dan uitsluitend inboeken of factuurverwerking.
• Ervaring met boekhouding van A tot Z binnen een kmo of dienstenorganisatie is een sterke troef.
• Het aantal jaren ervaring is niet doorslaggevend. Ook met een beperkter parcours kan je in aanmerking komen wanneer je een sterke technische basis, leergierigheid en duidelijke ambitie toont om snel meer verantwoordelijkheid op te nemen.
• Je werkt zelfstandig en hands-on: je wacht niet voortdurend op instructies, maar stelt zelf prioriteiten en pakt taken praktisch aan.
• Je bent analytisch, nauwkeurig en discreet en gaat integer om met financiële informatie.
• Je denkt graag mee over efficiëntere processen en durft afwijkingen of verbeterpunten te signaleren.
• Je zoekt inhoudelijke verantwoordelijkheid en autonomie, zonder dat je daarvoor noodzakelijk een team hoeft aan te sturen.
• Je werkt vlot met Excel en hebt ervaring met één of meerdere boekhoudkundige softwarepakketten. Ervaring met AFAS is een pluspunt.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels. Nederlands gebruik je voor de lokale financiële administratie en contacten; Engels is de dagelijkse voertaal binnen het internationale team.
• Kennis van het Frans is een pluspunt.
• Je voelt je thuis in een internationaal en multicultureel team en werkt op een toegankelijke en constructieve manier samen.