Office Manager

In deze veelzijdige functie ben je het organisatorische hart van het kantoor en zorg je ervoor dat zowel de administratieve als financiële processen vlot verlopen.

Je ondersteunt een dynamisch team van professionals en creëert rust, overzicht en continuïteit binnen een creatieve werkomgeving.

Bedrijfsomschrijving

Onze klant is een gerenommeerde speler binnen de architectuur- en bouwsector, gespecialiseerd in uitdagende renovatie- en restauratieprojecten. Vanuit een inspirerende werkomgeving werken zij dagelijks aan projecten met maatschappelijke en historische meerwaarde.

Ter versterking van het team zoeken zij een organisatorisch talent dat structuur brengt, processen bewaakt en een belangrijke ondersteunende rol opneemt binnen de dagelijkse werking van het kantoor.

Omschrijving

• Verantwoordelijk voor de opmaak, verzending en opvolging van facturen.
• Opvolgen van betalingen en openstaande klantenrekeningen.
• Verwerken en controleren van inkomende facturen ter voorbereiding van de boekhouding.
• Beheren van de algemene mailbox en telefonie.
• Professioneel onthalen van klanten, leveranciers en andere bezoekers.
• Inplannen en coördineren van afspraken en vergaderingen.
• Ondersteunen van de dagelijkse planning en organisatie van het kantoor.
• Beheer van kantoorbenodigdheden, leveranciers en facilitaire zaken.
• Verzorgen van administratieve ondersteuning voor lopende projecten.
• Up-to-date houden van administratieve gegevens en dossiers.
• Ondersteunen van HR-gerelateerde administratie zoals contracten, prestaties, verzekeringen en opleidingen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor praktische IT-vragen en het coördineren van externe ondersteuning.
• Helpen organiseren van interne activiteiten, teammomenten en evenementen.

• Beschikt minimaal over een bacheloropleiding of gelijkwaardige ervaring.
• Heeft een eerste relevante ervaring binnen office management, administratie of een gelijkaardige ondersteunende functie.
• Beschikt over een goed financieel inzicht en ervaring met facturatie.
• Werkt vlot met MS Office, in het bijzonder Outlook, Excel en Word.
• Communiceert vloeiend in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Is discreet, betrouwbaar en werkt uiterst nauwkeurig.
• Houdt van structuur en brengt orde in een dynamische omgeving.
• Is communicatief sterk, positief ingesteld en klantgericht.
• Werkt zelfstandig, denkt proactief mee en neemt initiatief.
• Blijft stressbestendig en bewaart het overzicht tijdens drukke periodes.
• Heeft affiniteit met architectuur, bouw, renovatie of erfgoedprojecten.