Facility /Receptie FR+NL+ENG

Instaan voor het ophalen en verdelen van de post drie keer per week. Beheren van inkomende en uitgaande expreszendingen en aangetekende post. Opzoeken van niet-bezorgde poststukken. Ervoor zorgen dat alle post binnen dezelfde week wordt geleverd.
Verzenddiensten

Ondersteuning bieden aan de verzendactiviteiten tijdens de operationele uren.

Controleren of verpakkingen voldoen aan de voorschriften voor zendingen buiten de EU. Commerciële facturen valideren voor douaneformaliteiten. Wagenparkbeheer

• De Diageo-voertuigendatabank (Ayvens) up-to-date houden.

• Voertuigaanvragen voor nieuwe medewerkers verwerken.

Brandstofkaarten beheren en maandelijkse factuurcontroles uitvoeren.

• - - Onderhoudsbeurten, technische keuringen en vervangwagens coördineren.

HR en Finance informeren voor de opvolging van het voordeel van alle aard (Benefit in Kind). Beheer van mobiele telefonie

• Orange-abonnementen beheren.

• Toestellen registreren en opvolgen.

Bestellingen van medewerkers verwerken.

Gebruiksrapporten bezorgen aan Diageo.
Gebouwenbeheer

• Ervoor zorgen dat beide locaties schoon, veilig en volledig operationeel blijven.

De schoonmaakstandaarden controleren.

• Technische defecten melden via de juiste kanalen.

Regelmatige inspecties van de werkruimtes uitvoeren. Receptie & Communicatie

Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers en externe partijen.

• De facility FAQ beheren en vragen beantwoorden.

De telefooncentrale bedienen in het Nederlands, Frans en Engels.

Oproepen efficiënt doorverbinden en algemene informatie verstrekken.

• Medewerkers informeren over de aankomst van bezoekers.

• Toegangsprocedures en bezoekersprotocollen coördineren.

Administratie & Veiligheid

• Sleutel- en toegangsbeheer

Een volledig overzicht van sleutels en badges bijhouden.

Alle uitgiftes en terugnames registreren.

• Een strikte controle op duplicaten waarborgen.

Beveiligingsincidenten onmiddellijk melden.

Ervoor zorgen dat er geen niet-geregistreerde sleutels in omloop zijn. Beheer van kantoorbenodigdheden

Wekelijks de voorraad controleren en aanvullen.

• Gedrukte documenten, toners en kantoormateriaal verdelen.

Zorgen voor voldoende voorraadniveaus. Leverancierscoördinatie & Financiële Opvolging

• Fungeren als belangrijkste contactpersoon voor externe leveranciers zoals Shurgard (opslag), Ayvens (wagenpark) en Orange (telecommunicatie).

Samenwerken met het team in Amsterdam voor aanvragen met betrekking tot het wagenpark, contractbeheer en rapporteringen.

• De opvolging van leveranciersdossiers en administratieve processen verzekeren.

• Talen: Uitstekende beheersing van het Nederlands, Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Ervaring: Minimaal 2 jaar ervaring binnen facilitaire diensten, receptie of administratieve coördinatie.

• Vaardigheden: Uitstekende organisatorische vaardigheden; in staat om prioriteiten te beheren over twee locaties; sterk oog voor detail; proactieve en oplossingsgerichte ingesteldheid; uitstekende communicatieve vaardigheden in de omgang met verschillende stakeholders.