Facility Coordinator/Reception FR+NL+ANG

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Gestion des services facilitaires

• Opérations postales :

Assurer la collecte et la distribution du courrier trois fois par semaine ; gérer le courrier express entrant/sortant ainsi que les envois recommandés ; rechercher les courriers non distribués ; garantir le respect des délais de livraison dans la même semaine.

• Services d'expédition :

Fournir un support aux services d'envoi durant les heures opérationnelles ; vérifier la conformité des emballages pour les expéditions hors UE ; valider les factures commerciales pour le dédouanement.

Gestion de flotte : Mettre à jour la base de données des véhicules Diageo (Ayvens) ; traiter les demandes de véhicules pour les nouveaux employés ; gérer les cartes carburant et la vérification mensuelle des factures ; coordonner entretiens, contrôles techniques et remplacements de véhicules ; informer RH/Finance pour le suivi du Benefit in Kind.

Gestion de la téléphonie mobile : Administrer les abonnements Orange ; enregistrer et suivre les appareils ; traiter les commandes des employés ; fournir les rapports d'utilisation à Diageo.
Veiller à ce que les deux sites restent propres, sûrs et pleinement opérationnels en surveillant les normes de nettoyage, en signalant les pannes via les canaux appropriés et en réalisant des inspections régulières des zones de travail.

Réception & Communication : Servir de principal point de contact pour les employés, visiteurs et tiers ; gérer la FAQ facility. Opérer le standard téléphonique en néerlandais, français et anglais ; orienter les appels efficacement et répondre aux questions générales. Informer les employés de l'arrivée des visiteurs et coordonner les protocoles d'accès.

• Fonctions administratives & sécurité

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Gestion des clés et accès : Maintenir un inventaire complet des clés et badges ; enregistrer toutes les délivrances et restitutions ; appliquer un contrôle strict des duplications ; signaler immédiatement tout incident de sécurité ; garantir l'absence de clés non répertoriées.
Gestion des fournitures : Réaliser chaque semaine l'inventaire et le réapprovisionnement des armoires de fournitures ; distribuer documents imprimés, toners et matériel de bureau ; maintenir des niveaux de stock adéquats.

• Coordination fournisseurs & aspects financiers

Agir en tant qu'interlocuteur principal pour les fournisseurs externes : Shurgard (stockage), Ayvens (flotte), Orange (télécom). Coordonner avec l'équipe d'Amsterdam les demandes liées à la flotte, la gestion contractuelle et les rapports.

Langues : Maîtrise du néerlandais, du français et de l'anglais (oral et écrit).

Expérience : Minimum 2 ans dans les services généraux, la réception ou la coordination administrative.

Compétences : Excellentes capacités d'organisation ; aptitude à gérer les priorités sur deux sites ; sens aigu du détail ; approche proactive et orientée solutions ; excellente communication avec les parties prenantes.