Employé administrativ au service archives (m/f/x)

Situé au cœur d’Eupen, l’Hôpital St. Nicolas est un établissement de santé de taille moyenne dédié à fournir des soins de qualité dans son bassin de soins, au sein de la Communauté germanophone et de ses environs. Avec un
engagement profond envers l’excellence clinique, le bien-être des patients et de ses collaborateurs, l’hôpital a la volonté de jouer un rôle essentiel dans le paysage de santé de la région.
L’Hôpital St. Nicolas compte 192 lits agréés et 135 médecins répartis en 40 spécialités. Avec pas moins de 620 membres du personnel au service de 30.000 patients annuels, il est un des principaux employeurs de la région.

Nous recherchons un/e :

Employé au service des archives (M/F/X)

Votre mission :
Assurer la gestion des archives afin de garantir la disponibilité des dossiers médicaux et autres pour les services de l’institution.

Activités principales
• Rechercher et extraire les dossiers papier des archives en fonction des besoins du service.
• Préparer, trier et numériser les dossiers des patients hospitalisés ainsi que les autres documents médicaux ou administratifs.
• Vérifier, après numérisation, la présence, la lisibilité, l’intégrité et le classement correct des documents dans le dossier patient informatisé (DPI).
• Identifier et signaler les documents incomplets, illisibles, mal classés ou attribués à un dossier incorrect.
• Préparer les dossiers nécessaires au traitement des demandes particulières, notamment :
o les demandes d’expertise ;
o les saisies ;
o les demandes introduites par les patients ;
o les demandes des médecins ;
o les autres demandes administratives autorisées.
• Trier, classer et archiver les documents transmis par les services médicaux, administratifs et les autres services de l’institution.
• Respecter les procédures de gestion, de conservation, de consultation et de transmission des dossiers.
• Contribuer à la qualité, à la traçabilité et à l’accessibilité des documents archivés.

Savoir-faire
• Utiliser les outils informatiques et les logiciels spécifiques nécessaires à la gestion des archives médicales.
• Appliquer les procédures internes relatives au classement, à la numérisation, à l’archivage et à la consultation des dossiers.
• Organiser son travail et gérer les priorités selon les demandes reçues et les consignes du responsable.
• Trier, classer et ranger les documents de manière structurée et méthodique.
• Contrôler la qualité et l’exactitude des documents numérisés.
• Repérer les erreurs, les documents manquants ou les anomalies et les signaler conformément aux procédures.
• Travailler de manière autonome tout en assurant une bonne collaboration avec les autres membres du service.
• Comprendre le fonctionnement général de l’institution et les interactions entre les différents services.

Votre profil :
Connaissance et savoir-faire :
• Être organisé et capable de gérer plusieurs demandes selon leur degré de priorité.
• Être consciencieux et attentif à la qualité du travail réalisé.
• Pouvoir réaliser la manutention de charges lourdes.
• Respecter les procédures, les consignes et les délais.

Communication :
• Faire preuve d’autonomie tout en sachant demander de l’aide ou signaler une difficulté.
• Adopter une attitude collaborative, respectueuse et professionnelle envers les collègues et les différents services.

Responsabilité :
• Faire preuve de rigueur, de précision et de méthode.
• Être ponctuel et fiable dans l’exécution des tâches confiées.
• Respecter strictement la confidentialité des données médicales, administratives et personnelles.

Être un collègue au SNH c’est :
• Être intégré dans une culture d’entreprise bienveillante, respectueuse et conviviale qui se caractérise par une collaboration constructive et coopérative, le tout dans un cadre familial ;
• Être intégré dans une logique de formation dans des équipes à taille humaine où vous ne serez pas un simple numéro ;
• Bénéficier d’une infrastructure de travail située dans un cadre verdoyant, loin des bouchons des grandes villes.

Nous offrons :
• Un contrat à durée indéterminée
• Temps plein ou temps partiel
• Rémunération selon le barème IFIC 6

Nous avons suscité votre intérêt ?
Envoyez-nous votre candidature par e-mail à [email protected]