Office & Event Assistant

Ben jij administratief sterk, georganiseerd en krijg je energie van een functie waarin office management en eventondersteuning samenkomen? Als Office & Event Assistant ondersteun je een gespecialiseerd team bij de dagelijkse kantoorwerking én bij de praktische organisatie van nationale en internationale events. Je komt terecht in een professionele en inhoudelijk sterke omgeving in de regio Lier.

Spreekt dit jou aan? Lees dan snel verder!

De functie inhoud
Wat je gaat doen als Office & Event Assistant:

• Ondersteunen van de dagelijkse kantoorwerking en algemene administratieve taken.
• Opvolgen van kantoorbenodigdheden en contacten met algemene leveranciers.
• Organiseren en praktisch voorbereiden van interne teammeetings.
• Ondersteunen bij het klasseren en beheren van informatie binnen interne systemen.
• Logistieke en administratieve ondersteuning bieden bij nationale en internationale events.
• Vluchten boeken en geschikte locaties zoeken voor bijeenkomsten en congressen.
• Registraties van deelnemers opvolgen en beheren via het registratieplatform.
• Ondersteunen aan de registratiedesk tijdens events.
• Eventcommunicatie via e-mail mee voorbereiden en opvolgen.
• Drukwerk, materialen en verzendingen coördineren.
• Contact- en leveranciersgegevens correct registreren en actualiseren.
• Verkoopfacturen en onkostennota's verwerken als back-up.
• Verschillende administratieve en logistieke taken tegelijk organiseren en prioriteiten bewaken.
• Kritisch meedenken over efficiëntere werkmethodes en verbeteringen in de dagelijkse werking.
• Af en toe reizen binnen België of naar het buitenland in functie van events.

Onze klant
Je komt terecht bij een gespecialiseerde organisatie binnen medische communicatie en educatie in de regio Lier. Het team ondersteunt klanten uit onder andere de farmaceutische, biotech- en medische technologiesector met inhoudelijke communicatie- en opleidingsprojecten. Je werkt in een professionele omgeving waar kwaliteit, nauwkeurigheid en samenwerking centraal staan en waar je zowel de interne werking als externe events mee ondersteunt. Wie jij bent als Office & Event Assistant:

• In het bezit van een professionele bachelor, bijvoorbeeld binnen Eventmanagement, Office Management, Secretariaat, Communicatie of een gelijkaardige richting.
• Perfecte kennis van het Nederlands.
• Zeer goede kennis van het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Nauwkeurig en kwaliteitsgericht met veel aandacht voor detail.
• Hands-on ingesteld met een positieve en praktische aanpak.
• Discreet en professioneel in het omgaan met informatie.
• Flexibel en een echte teamspeler.
• Tegelijk in staat om zelfstandig taken op te nemen en af te werken.
• Sterk in het stellen van prioriteiten wanneer verschillende opdrachten tegelijk lopen.
• Goede kennis van Windows en Microsoft Office.
• Kritisch ingesteld en niet bang om nieuwe ideeën of oplossingen voor te stellen.
• Bereid om af en toe buiten de vaste werkuren of op verplaatsing ondersteuning te bieden wanneer events dit vereisen.