Office manager/People manager - Centrum Antwerpen

Voor onze cliënt zijn we op zoek naar een ervaren Office & People Operations Manager die verantwoordelijk wordt voor de dagelijkse organisatie van de kantoren in Antwerpen en Brussel. Deze functie combineert teammanagement, facility coördinatie en operationele ondersteuning binnen een professionele dienstverlenende omgeving.

Bedrijfsomschrijving

Onze cliënt is een gerenommeerde professionele dienstverlener met een sterke reputatie binnen zijn vakgebied. Vanuit moderne kantoren in Antwerpen en Brussel ondersteunt een gedreven team dagelijks cliënten met kwalitatieve en gespecialiseerde dienstverlening. Om de verdere groei en professionalisering van de interne werking te ondersteunen, zijn zij vandaag op zoek naar een organisatorisch sterke en mensgerichte Office & People Operations Manager.

Omschrijving

• Aansturen, coachen en begeleiden van het team van Office Assistants over meerdere locaties.
• Coördineren van de dagelijkse kantoorwerking in Antwerpen en Brussel.
• Bewaken van een hoog niveau van hospitality en servicegerichtheid aan onthaal, vergaderruimtes en coworkingruimtes.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor facility-gerelateerde topics en externe leveranciers.
• Opmaken en opvolgen van personeelsplanningen, permanenties en verlofregelingen.
• Proactief oplossen van operationele problemen en optimaliseren van interne processen.
• Beheren van alle inkomende en uitgaande communicatie, waaronder post, e-mails en algemene correspondentie.
• Coördineren en opvolgen van agenda's, vergaderingen en administratieve planning.
• Verwerken, klasseren en archiveren van juridische documenten en dossiers volgens de interne procedures.
• Voorbereiden, afwerken en samenstellen van stukkenbundels en procesdossiers met oog voor kwaliteit en detail.
• Ondersteunen van print-, scan-, kopieer- en digitaliseringsopdrachten.
• Opvolgen van conflictchecks en cliëntenacceptatieprocedures conform interne compliance-richtlijnen.
• Assisteren bij rapporteringen, jaaroverzichten en administratieve controles.
• Waken over een efficiënte documentflow en administratieve organisatie.
• Fungeren als aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en externe contacten.

• Beschikt over een eerste ervaring binnen office management, operations management of people management.
• Heeft ervaring met het aansturen van een administratief of ondersteunend team.
• Is sterk organisatorisch en behoudt overzicht in een dynamische omgeving.
• Werkt oplossingsgericht en neemt initiatief.
• Communiceert professioneel en servicegericht.
• Heeft een hands-on mentaliteit en neemt graag verantwoordelijkheid.
• Kan vlot schakelen tussen operationele taken en teamcoördinatie.
• Beschikt over een uitstekende kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Frans en Engels.
• Werkt nauwkeurig, proactief en klantgericht.