Baliemedewerker

Je speelt een belangrijke rol in de dagelijkse uitvoering van talrijke werkzaamheden binnen de administratie van het Universitair Tandheelkundig Centrum (UTC). Als baliemedewerker (0.6 VTE) ben je verantwoordelijk voor een warm onthaal en een efficiënte dienstverlening. Je zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt. Je bent het aanspreekpunt voor patiënten, tandartsen en tandarts-assistenten. Samen met je collega's zorg je steeds voor een goede dienstverlening zowel vanuit de positie aan de onthaalbalie of vanuit de back office.

Je takenpakket omvat onder andere:

• Onthaal en begeleiding: Je ontvangt patiënten, begeleidt hen bij het inchecken en beantwoordt vragen met een klantgerichte en empathische benadering.
• Telefoon en communicatie: beantwoording telefonische oproepen en e-mails, afspraken inplannen, uitgaande telefonie en beheer van de email-box.
• Agendabeheer: zorgen voor efficiënt agendabeheer.
• Administratieve ondersteuning: agendabeheer, update patiëntendossiers en ondersteuning van het administratieve en financiële management.
• Multitasking en flexibiliteit: Je kan snel schakelen tussen verschillende taken en behoudt het overzicht, zelfs op drukke momenten en wanneer er zich praktische problemen stellen.

Thuiswerk is niet mogelijk in deze functie.

Voor deze functie zal Brussels Health Campus (Jette) je thuisbasis worden.

Wij zijn op zoek naar iemand die sterk is in communicatie en zich thuis voelt in een zorgomgeving. Daarnaast beschik je over:

• Minstens een diploma hoger secundair onderwijs;
• Kennis van Tandheelkunde is een pluspunt.
• Taalvaardigheid: Je bent vlot tweetalig (Nederlands en Frans) en kan moeiteloos schakelen tussen beide talen, zowel mondeling als schriftelijk. Ook in het Engels kan je je goed uitdrukken. Jouw skills in het gebruik van courante pc-toepassingen (MS office, Outlook, internet,..) zijn excellent.
• Patiëntgerichte houding: Je hebt een open, behulpzame houding en vindt het belangrijk om patiënten op een vriendelijke en respectvolle manier te woord te staan. (ook iets noteren rond admin onderteuning/agendabeheer van tandartsen)
• Sterke administratieve skills (o.a. agendabeheer tandartsen, mails, …)
• Organisatorische talenten als multi-tasker: proactieve houding, sterk in coördinatie en een teamspeler.
• Resultaatgerichte aanpak: besluitvaardig, doordacht handelend en hoofdzaak van bijzaak onderscheiden.
• De nodige skills om de essentiële schakel te zijn tussen centrale administratie, tandartsen, personeel en patiënten, waarbij je steeds handelt vanuit de codes van integriteit, respect en zorgvuldigheid.
• Stressbestendigheid: Je kan goed omgaan met druk en behoudt steeds een professionele aanpak, ook tijdens piekuren.
• Proactieve houding/aanpak: je zoekt mee naar oplossingen en doet voorstellen tot optimalisering van de globale werking van het team.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.