Onthaalmedewerker Receptie

Functie

Als Receptionist(e) ben jij het eerste aanspreekpunt van ons kantoor en het visitekaartje van onze organisatie. Dankzij jouw professionele uitstraling, klantgerichte houding en organisatietalent zorg je ervoor dat cliënten, bezoekers en collega's zich onmiddellijk welkom voelen.

Je staat in voor een warm en professioneel onthaal, beheert de telefooncentrale en zorgt ervoor dat de dagelijkse werking van de receptie vlot verloopt. Met jouw servicegerichte ingesteldheid, discretie en logisch inzicht draag je actief bij aan een efficiënte en aangename werkomgeving.

Werk je graag in een professionele omgeving waar je dagelijks in contact komt met mensen en waar geen enkele dag dezelfde is? Dan is deze functie iets voor jou.

Jouw taken zijn veelzijdig:

Onthaal & receptie

• Warm en professioneel onthalen van cliënten, bezoekers en leveranciers
• Fungeren als eerste aanspreekpunt van het kantoor
• Beheren van de receptie en zorgen voor een verzorgde en representatieve ontvangstomgeving
• Begeleiden van bezoekers naar de juiste vergaderzaal of contactpersoon

Telefonie

• Beheren van de telefooncentrale
• Correct en efficiënt doorverbinden van inkomende oproepen naar de juiste advocaat of medewerker
• Nauwkeurig noteren en doorgeven van telefonische boodschappen

Facilitaire ondersteuning

• Beheren en voorbereiden van vergaderzalen
• Ontvangen, registreren en verdelen van post en koeriers
• Bestellen van broodjes en lunches voor interne vergaderingen en meetings
• Signaleren van praktische of facilitaire noden en deze tijdig opvolgen met de betrokken collega's
• Mee zorgen voor een ordelijke, professionele en gastvrije kantooromgeving

De ideale kandidaat herkent zich in meerdere van de volgende eigenschappen:

• Je bent klantvriendelijk, professioneel en representatief
• Je bent georganiseerd en behoudt het overzicht, ook wanneer meerdere zaken tegelijk gebeuren
• Je kan logisch redeneren, prioriteiten stellen en zelfstandig oplossingen zoeken
• Je bent discreet en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
• Je bent communicatief sterk en hebt een servicegerichte ingesteldheid
• Je blijft rustig en professioneel, ook tijdens drukke momenten
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail
• Je beheerst het Nederlands en Frans uitstekend; een goede kennis van het Engels volstaat om Engelstalige collega's en bezoekers professioneel verder te helpen
• Ervaring in een receptie-, onthaal- of hospitalityfunctie is een pluspunt