Management Assistant

De functie omvat onder meer de volgende taken:

• Verwerken van correspondentie per e-mail en/of brief;
• Zorgen voor correcte opvolging en archivering van correspondentie en documenten;
• Openen en bijhouden van cliëntendossiers in onze beheersoftware;
• Coördineren van reisarrangementen en aanleveren van alle ondersteunende documenten;
• Inschrijven voor seminaries en events en de administratieve opvolging hiervan;
• Opstellen, beheren en opvolgen van onkostennota’s;
• Opvolgen van deadlines en agendabeheer;
• Voorbereiden en controleren van timesheets op nauwkeurigheid;
• Aanmaken en updaten van ontwerpfacturen volgens richtlijnen en feedback van het juridisch team;
• Ondersteunen van het accountingteam bij het voorbereiden en versturen van facturen aan cliënten;
• Opmaak en opmaakconsistentie van Microsoft Word-documenten;
• Nakijken en kwaliteitscontrole van documenten;
• Organiseren en coördineren van (interne) seminaries;
• Diverse administratieve taken, zoals het afdrukken van prints, het onderhouden van archiveringssystemen, enz.;
• Mogelijke extra taken indien u in het bezit bent van een bachelordiploma ‘Paralegal Assistant’:
• Uitvoeren van onderzoeken en statistisch/documentair onderzoek;
• Relevante informatie voor zaken zoeken en ontwikkelen.

• Je bent Nederlands- en/of Franstalig en hebt een zeer goede kennis van de andere taal en het Engels (mondeling en schriftelijk);
• Je beschikt over een bachelor- of masterdiploma in een relevante studierichting (Bachelor Office Management, Bachelor Paralegal, Master Vertaling, enz.);
• Je hebt bij voorkeur enkele jaren ervaring in een gelijkaardige functie en bent geïnteresseerd in een baan in de juridische sector;
• Je hebt een gevorderde kennis van Word (track changes, cross-reference, geavanceerde nummering, …), PowerPoint, Outlook (agendabeheer, e-mailorganisatie) en Excel;
• Je bent stressbestendig en in staat om meerdere prioriteiten tegelijk te beheren dankzij je sterke organisatorische vaardigheden;
• Je hebt een sterk oog voor detail en een hoge kwaliteitsstandaard;
• Je hebt een positieve ingesteldheid en neemt graag initiatief;
• Een dynamische, hands-on en behulpzame kenmerkt jou;
• Je bent een teamspeler, maar kan ook zelfstandig werken.