Administratief deskundige

Deze opdracht is tweeledig:

1) Ondersteuning van de juridische dienst

Als juridisch medewerker ondersteun je de juristen van R&D. Je draagt bij tot een tijdige en juiste verwerking en vastlegging van gegevens en contracten.

Takenpakket:

• Opvolgen juridisch-administratieve kant van overheidsopdrachten
• Juridisch-administratieve ondersteuning van collega-juristen: hulp bij redactie van juridische documenten: overeenkomsten, reglementen, verslagen, …
• Joint PhD overeenkomsten onderhandelen en opvolgen
• Voorbereiden, opstellen, nakijken en goedkeuren van standaardovereenkomsten en templates in samenwerking met collega-juristen.
• Organiseren en bijwonen van vergaderingen, verslaggeving, …

2) Ondersteuning ethische commissies

Als medewerker van de ethische commissies zal je de beleidsmedewerker ethiek van RESEARCH ondersteunen in de administratieve werkzaamheden ten behoeve van de Ethishe Commissie Dubbelgebruik, Militair Onderzoek & Misbruik (EDCMM).

Takenpakket:

• eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen inzake de procedure van de EDCMM, waarbij je deze ofwel zelf beantwoordt ofwel doorverwijst;
• eerste adviesverlening aan onderzoekers inzake de wettelijke verplichtingen m.b.t. de correcte verwerking van persoonsgegevens. Je verwijst onderzoekers door waar nodig naar de Data Protection Officer van de VUB;
• inhoudelijke en administratieve ontvankelijkheidscontrole van ingediende aanvragen;
• tijdig beschikbaar maken van informatie betreffende deadlines en voorwaarden voor ethische adviesverlening;
• opmaken van de agenda, het verslag en organisatie van de vergaderingen van de ECDMM
• versturen van ethische adviezen van de ECDMM naar onderzoekers en verricht de daar bijhorende administratieve werkzaamheden;
• ondersteunen in de administratieve werkzaamheden aangaande de ECDMM.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, [in combinatie met thuiswerk].

Wat verwachten wij van jou?

• • Vereiste deskundigheid en/of diploma's: uitvoerende, technische en academische deskundigheid: je hebt een bachelorsdiploma interesse in en/of ervaring met juridische context (bv. bachelordiploma rechtspraktijk).
  • Je hebt een zeer goede, actieve beheersing van het Nederlands en het Engels (schriftelijk en mondeling). Ook een schriftelijke beheersing van het Frans strekt tot de aanbeveling.
  • Je kunt goed overweg met MS Office. Kennis van MS Excel en Powerpoint vormen een meerwaarde.
  • Je communiceert vlot en slaagt erin je mening, aanpak of visie zowel mondeling als schriftelijk over te brengen door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door je bevoegdheid en deskundigheid gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen.
  • Je kan goed om met feedback
  • Je bent klantgericht en je gaat discreet tewerk.
  • Je bent in staat om een goed inzicht te krijgen in informatie, dossierkennis op te bouwen en om die helder samen te vatten en te beoordelen.
  • Je toont initiatief, bent proactief en hebt organisatorisch talent.
  • Je kan goed zelfstandig werken.
  • Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels en de sociale en ethische normen.
  • Je bent flexibel en kan je aanpassen aan uiteenlopende situaties en mensen. Je kan werken onder tijdsdruk en kan tegen een stootje wanneer het moeilijker wordt of wanneer je tegenslag ondervindt.
  • Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.