Project Administrator

Voor onze klant zijn we op zoek naar een gestructureerde en proactieve Project Planning & Administration Officer (M/V/X). In deze veelzijdige functie zorg je voor een vlotte projectcoördinatie, een nauwkeurige administratieve opvolging en een correcte financiële verwerking, waardoor je een onmisbare schakel wordt binnen de organisatie.

Bedrijfsomschrijving

Onze klant is een gerenommeerde en financieel sterke speler binnen de technische dienstverlening. De organisatie realiseert innovatieve oplossingen voor professionele klanten en combineert technologische expertise met een hoge focus op kwaliteit en service. Dankzij een sterke groeiambitie en een mensgerichte bedrijfscultuur biedt onze klant medewerkers de kans om zich duurzaam te ontwikkelen binnen een stabiele werkomgeving.

Omschrijving

• Opvolgen en coördineren van de planning van meerdere projecten in samenwerking met Project Managers
• Beheren van projectdossiers van opstart tot oplevering
• Opmaken en administratief verwerken van offertes, opdrachten en projectdocumentatie
• Afstemmen van planningen tussen interne teams, klanten en externe partners
• Organiseren en voorbereiden van overlegmomenten
• Registreren en opvolgen van actiepunten, deadlines en projectupdates
• Proactief anticiperen op wijzigingen en bijsturen van planningen waar nodig
• Opmaken en verwerken van facturen en vorderingsstaten
• Controleren en registreren van gepresteerde uren
• Beheren en opvolgen van onderhoudscontracten
• Verwerken van projectgegevens ter voorbereiding van facturatie
• Ondersteunen bij projectgebonden financiële administratie, inclusief meerwerken en offertes
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor administratieve en planningsgerelateerde vragen
• Ondersteunen van interne communicatie en teamorganisatie
• Mee opvolgen van opleidingen en bijhorende administratieve processen

• Bacheloropleiding of gelijkwaardig door relevante ervaring
• Ervaring binnen een administratieve, plannings- of projectondersteunende functie is een sterke troef
• Sterk organisatorisch vermogen en uitstekende planningsvaardigheden
• Nauwkeurig, gestructureerd en administratief sterk
• Affiniteit met cijfers en financiële opvolging
• Hands-on mentaliteit en oplossingsgerichte ingesteldheid
• Sterke communicatieve vaardigheden en vlotte samenwerking met diverse stakeholders
• Zelfstandig kunnen werken en verantwoordelijkheid opnemen
• Goede kennis van het Nederlands en Engels; kennis van het Frans is een plus
• Flexibel en stressbestendig, met het vermogen om prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving