Client Administration Officer

Robert Half is momenteel op zoek naar een Client Administration Officer NL/FR (m/v/x) voor een organisatie gevestigd in Brussel.

Ben jij een sterk georganiseerde administratieve professional met een uitstekende kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Frans ? Werk je graag in een professionele omgeving waar discretie, nauwkeurigheid en klantgerichtheid centraal staan? Dan is deze functie iets voor jou.

Functieomschrijving

Als Client Administration Officer bied je uitgebreide administratieve en organisatorische ondersteuning aan de Client Relationship Managers. Je zorgt ervoor dat zij hun tijd optimaal kunnen benutten en ondersteunt tegelijk een hoogwaardige dienstverlening naar klanten toe. Je werkt hiervoor nauw samen met collega's binnen administratie en support.

Je verantwoordelijkheden omvatten onder meer:

Administratieve en secretariële ondersteuning

• Beheren van agenda's rekening houdend met prioriteiten, timing en efficiëntie;
• Screenen en beheren van telefonische oproepen, post en e-mails;
• Opbouwen van professionele werkrelaties met klanten, interne stakeholders en collega's;
• Onthalen van bezoekers;
• Coördineren van vergaderzalen en de bijhorende logistieke opvolging;
• Actief onderhouden van communicatie om een hoog serviceniveau te garanderen;
• Organiseren en onderhouden van klassement en archiveringssystemen;
• Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie;
• Voorbereiden van presentaties;
• Beheren en actualiseren van de klantendatabase, met strikte naleving van interne procedures.

Backoffice ondersteuning

• Openen van bankrekeningen in samenwerking met de Compliance Officer;
• Invoeren en opvolgen van financiële orders en investeringen;
• Administratief afhandelen van dossiers;
• Voorbereiden van dashboards, rapporteringen en studies.

Profiel

Wij zoeken een kandidaat die zich herkent in het volgende profiel:

• Je beschikt idealiter over een diploma in secretariaat of gelijkwaardige ervaring;
• Je hebt minstens 5 jaar relevante secretariaats- of administratieve ervaring, bij voorkeur binnen een professionele dienstverlenende omgeving;
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Frans, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je beschikt over sterke administratieve vaardigheden en werkt zeer nauwkeurig;
• Je hebt affiniteit met cijfers;
• Je communiceert vlot en professioneel, zowel intern als naar klanten toe;
• Je bent organisatorisch sterk en kan goed prioriteiten stellen;
• Je kan zowel zelfstandig als in team werken;
• Je gaat discreet en correct om met vertrouwelijke informatie;
• Je bent servicegericht, proactief en betrouwbaar;
• Je kan vlot werken met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); kennis van Odoo is een plus;
• Je blijft efficiënt functioneren onder occasionele tijdsdruk.