dossierbeheerder syndic

Voor een kantoor te Zottegem zijn we dringend opzoek naar een dossierbeheerder.

Een dossierbeheerder syndic is verantwoordelijk voor het administratieve, financiële en organisatorische beheer van mede-eigendommen (appartementsgebouwen) namens de syndicus. De functie combineert administratie, klantencontact en coördinatie.

De taken zijn allround en zullen gevarieerd zijn:

• Administratief beheer
  • Opvolgen van dossiers van appartementsgebouwen.
  • Voorbereiden van documenten voor algemene vergaderingen.
  • Opstellen en versturen van verslagen en brieven.
  • Beheren van contracten met leveranciers en dienstverleners.
• Communicatie
  • Aanspreekpunt voor mede-eigenaars, huurders en leveranciers.
  • Beantwoorden van vragen via telefoon en e-mail.
  • Opvolgen van meldingen en klachten.
• Financiële opvolging
  • Opvolgen van facturen en betalingen.
  • Voorbereiden van afrekeningen en budgetten (vaak in samenwerking met een boekhouder).
  • Controleren van kosten en offertes.
• Technische coördinatie
  • Inplannen en opvolgen van onderhouds- en herstellingswerken.
  • Contact onderhouden met aannemers en technische firma's.
  • Opvolgen van schadegevallen en verzekeringsdossiers.
• Vergaderingen
  • Voorbereiden van de algemene vergadering.
  • Uitvoeren en opvolgen van de genomen beslissingen.
  • Soms aanwezig zijn tijdens avondvergaderingen.

Je bent:

• sterk georganiseerd en nauwkeurig werkt;
• communicatief en klantgericht is;
• goed kan plannen en prioriteiten stellen;
• stressbestendig is;
• vlot overweg kan met MS Office en administratieve software;
• bij voorkeur een eerste ervaring heeft in vastgoed, administratie of klantenbeheer.
• In het bezit van een rijbewijs en eigen wagen.