Administratief & operationeel assistent vastgoedbeheer (parttime)

Je krijgt een gevarieerd takenpakket waarin administratie en vastgoedbeheer elkaar afwisselen:

• Algemene administratieve ondersteuning en dossierbeheer.
• Verwerken en opvolgen van aankoop- en verkoopfacturen.
• Voorbereiden van betalingen via Isabel 6.
• Wekelijks bijwerken en opvolgen van de cashplanning.
• Klasseren en verwerken van boekhoudkundige documenten via SharePoint en het systeem van de boekhouder.
• Controleren en opvolgen van de huurbetalingen van ongeveer 60 à 65 huurders via Rentio en Excel.
• Opvolgen van eventuele huurachterstallen.
• Beheren en controleren van huurcontracten en gebouwendossiers.
• Registreren en opvolgen van technische meldingen via Rentio.
• Dagelijks coördineren en opvolgen van de werkzaamheden van twee medewerkers.
• Contact onderhouden met huurders, leveranciers en aannemers.
• Uitvoeren van gebouwbezoeken en maken van praktische afspraken ter plaatse.
• Wekelijks rapporteren over belangrijke openstaande punten en aandachtspunten.

Werkomgeving en uurregeling

Je werkt voornamelijk vanuit Buizingen en één vaste dag per week vanuit Eppegem. Daarnaast ga je regelmatig ter plaatse naar de verschillende gebouwen die binnen de vastgoedportefeuille vallen.

De werkuren zijn van 06:00 tot 14:30 uur.

Bij de opstart worden de concrete dagindeling, werkmethodes en prioriteiten samen besproken en aangeleerd. Je krijgt daarbij de nodige ruimte om je de functie en de verschillende processen eigen te maken.

Voor deze functie zoeken we iemand die administratief sterk is, maar ook graag praktisch en operationeel bezig is.

Je herkent jezelf in onderstaande eigenschappen:

• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd.
• Je kunt zelfstandig werken en neemt graag verantwoordelijkheid.
• Je kunt goed plannen, prioriteiten stellen en het overzicht bewaren.
• Je hebt een goede kennis van Excel en bent vlot met digitale toepassingen.
• Je bent communicatief sterk en legt gemakkelijk contact met huurders, leveranciers, aannemers en collega's.
• Je gaat discreet om met financiële en vertrouwelijke informatie.
• Je wacht niet af wanneer er zich een probleem voordoet, maar neemt zelf initiatief om tot een oplossing te komen.
• Je vindt het fijn om administratief werk te combineren met regelmatige bezoeken ter plaatse.
• Je bent praktisch ingesteld, oplossingsgericht en houdt ervan om zaken af te werken.
• Ervaring met Rentio, Isabel 6 en SharePoint is mooi meegenomen, maar geen absolute vereiste. De concrete werkwijze en systemen worden bij de start van de functie aangeleerd.