Sales Administrative Officer | Zaventem | Vast contract

Vacature: Sales Administrative Officer
Onze klant is wereldleider in elektrische en digitale infrastructuur.

De administratieve pre-sales cel Sales Solutions speelt een centrale rol in beheer, coördinatie en analyse binnen de Operations-organisatie. De cel bestaat uit vier personen en fungeert als een operationele hub tussen de sales teams, klanten en interne afdelingen.

Als Pre Sales Admin Officer draag je bij aan het klantentraject door een nauwgezette opvolging van commerciële dossiers, het opstellen van offertes en diepgaande analyses, en door een transversale coördinatie met tal van interne en externe stakeholders.

Je komt terecht in een rol die administratie, analyse, systemen en continue verbetering combineert, met een sterke focus op het gebruik van Excel, digitale tools en informatiesystemen.

Jouw verantwoordelijkheden

• Pre Sales operaties & interne interactie
• Beheer en opvolging van commerciële dossiers, offerteaanvragen en de opmaak ervan in het CRM-systeem.
• Plannen en het verwerken van aanvragen (o.a. via e-mail en telefoon) die coördinatie vereisen met de interne collega's (o.a. sales team) en afdelingen.
• Communicatie met interne en externe klanten om een vlotte samenwerking te garanderen.
• Administratieve ondersteuning bij het beheer van key accounts.
• Analyse van cijfermatige prestaties en opvolging van KPI's.
• Toepassen en controleren van prijsstructuren, marges en kortingen, en uitvoeren van bijhorende berekeningen om correcte en competitieve offertes op te stellen.
• Uitvoering van het Purchase Order (PO) proces in samenwerking met de betrokken teams.
• Back-up binnen het team bij afwezigheid van collega's.
• Tools, reporting & transversale ondersteuning
• Voorbereiding en opmaak van maandelijkse rapporten.
• Voorbereiding van presentaties (PowerPoint) indien nodig.
• Beheer en opvolging van assets die ter beschikking worden gesteld aan sales teams.
• Beheer van klant- en commerciële data in het CRM-systeem, met een grote focus op nauwkeurigheid.
• Actieve bijdrage aan de verbetering van processen, tools en werkwijzen in een context van continue business transformatie.

• Ervaring met CRM-systemen, MS Office en data-omgevingen is een must.
• Enkele jaren relevante werkervaring zijn vereist (administratieve opvolging van commerciële dossiers en offerteaanvragen, opmaken en opvolgen van offertes, beantwoorden van klantenvragen, ...)
• Uitstekende kennis van Excel (analyses, complexe tabellen, databeheer, dashboards).
• Sterk analytisch vermogen, nauwkeurigheid en oog voor detail.
• Interesse in een B2B-, technische en data-gedreven omgeving.
• Vermogen om zelfstandig te werken en tegelijk met verschillende stakeholders samen te werken.
• Proactieve, gestructureerde en oplossingsgerichte mindset.
• Comfortabel in een omgeving waar processen en business snel evolueren.
• Sterke communicatieve vaardigheden.
• Tweetalig Frans/Nederlands. Engels is een plus.