Administratief medewerker kennisveiligheid

Je staat in voor de ondersteuning van de medewerkers van de Dienst Kennisveiligheid in hun verschillende taken:

• Je beheert de databanken met due diligence overzichten en doet zelf eerstelijns due diligence checks van potentiële partners.
• Je staat in voor de administratieve voorbereiding en opvolging van exportvergunningen (in afstemming met interne en externe contacten zoals onderzoekers en desgevallend overheidsinstanties). Je verzorgt het dossierbeheer en -opvolging en je rapporteert hierover.
• Je zorgt voor de praktische organisatie van trainingen, infomomenten en vergaderingen.
• Je beheert de mailbox van de Dienst Kennisveiligheid.
• Je verzamelt en vervolledigt de informatie die nodig is voor het verlenen van advies aan de onderzoekers, en je bewaakt de vlotte afhandeling van de adviesvragen.
• Je verzorgt het secretariaat van de Commissie Kennisveiligheid, beheert de dossiers van deze commissie, maakt de verslagen en verzorgt correcte archivering.
• Je verzorgt het secretariaat van de Ethische Commissie Dual Use, Military Use and Misuse of Research, inclusief reserveren van vergaderzalen, opvolgen van adviezen en correcte archivering.
• Je houdt de website van de Dienst Kennisveiligheid actueel.

• Je behaalde een bachelor diploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je kan je zowel mondeling als schriftelijk vlot uitdrukken in het Nederlands en het Engels.
• Je beschikt over een goede kennis van MS Office pakketten (Word, Excel, Access).
• Je kan zelfstandig, proactief en op een efficiënte manier een dossierflow verwerken en hebt zin voor orde en systematiek. Je haalt energie en voldoening uit het afwerken van dossiers en het organiseren van informatiestromen.
• Je bent discreet en in staat informatie vertrouwelijk te behandelen.
• Je hebt ervaring als administratieve medewerker op een overheidsdienst of een advocatenkantoor, of binnen een bedrijfsadministratie, of je kan dit compenseren door een gedrevenheid om snel te leren.