Personal Assistant

Onze klant is de enige interprofessionele werkgeverskoepel in België. Deze toonaangevende organisatie vertegenwoordigt meer dan 50.000 kleine, middelgrote en grote ondernemingen uit de drie gewesten van ons land. Ze biedt een stimulerende, professionele en warme werkomgeving, midden in de grote maatschappelijke en economische uitdagingen van vandaag.

Ter ondersteuning van haar Directeur-generaal is onze klant op zoek naar een talentvolle en georganiseerde Personal Assistant .

Als Personal Assistant speel je een centrale rol waarin je vlot schakelt tussen uiteenlopende administratieve en coordinerende taken. Je biedt eerstelijnsondersteuning aan het directiecomite en zorgt voor een vlot verloop van de dagelijkse activiteiten.

• Ervaring: Je hebt minimaal 5 jaar relevante ervaring in een vergelijkbare functie (management support, administratie, communicatie of juridisch opzoekwerk).
• Talenkennis: Je bent perfect tweetalig
• IT-tools: Goede beheersing van MS Office (kennis van SharePoint is een troef) en je leert snel werken met nieuwe informaticatools.
• AI & Innovatie: Je hebt ervaring met AI-tools of bent bereid je hierin te verdiepen.
• Persoonlijke vaardigheden:
  • Je bent efficiënt, gestructureerd en in staat om de juiste prioriteiten te stellen binnen een veelzijdig takenpakket.
  • Je hebt een positieve, proactieve en oplossingsgerichte mentaliteit.
  • Je communiceert professioneel en met de nodige discretie, en werkt zowel goed zelfstandig als in teamverband.

• Executive support: Beheer van agenda's en mailboxen van het Executive Committee (gedelegeerd bestuurder, directeur-generaal en COO), archivering en digitalisering van documenten, en afhandeling van telefoongesprekken.
• Coordinatie van het competentiecentrum: Extra ondersteuning aan de directeur-generaal - tevens de Executive Manager van het competentiecentrum 'Werk & Sociale zekerheid' - om de interne activiteiten optimaal te coordineren.
• Operationele opvolging: Nauwkeurige opvolging van beslissingen, het bewaken van deadlines en het opstellen, nalezen en vormgeven van teksten en presentaties.
• Vergaderbeheer: De volledige organisatie (administratieve en logistieke voorbereiding en opvolging) van de vergaderingen van de commissie Sociale aangelegenheden.
• Documentbeheer: Helpen bij het voorbereiden van dossiers, opvolgen van publicaties en het verspreiden van documenten.
• Professionele relaties: Onderhouden van uitstekende contacten met interne collega's en externe contactpersonen.