Office Manager HR, facility en eventondersteuning

Voor een groeiende KMO in de regio Antwerpen zijn we op zoek naar een allround Office Manager. In deze veelzijdige functie ben je de administratieve spilfiguur en rechterhand van de zaakvoerder. Je combineert financiële administratie met HR, facility management en logistieke ondersteuning.

Jouw takenpakket

Als Office Manager krijg je een brede verantwoordelijkheid en sta je in voor onder andere:

Financieel en administratief beheer (incl. opleiding)

• Beheren van de algemene facturatie-inbox en verwerken van inkomende elektronische facturen via Peppol.
• Controleren en inboeken van aankoopfacturen en verwerken van financiële CODA-bestanden.
• Voorbereiden van betaalbestanden en opvolgen van zowel debiteuren als crediteuren.
• Opvolgen van incassodossiers en beheren van lopende verzekeringsdossiers.
• Verwerken en opvolgen van Intrastat-aangiftes en toezien op een correcte en tijdige rapportering.
• Bewaken van het fysieke en digitale klassement.

HR, facility en preventie

• Beheren van de personeelsadministratie, waaronder onboarding en administratieve opvolging van nieuwe medewerkers.
• Controleren en tijdig aanleveren van de loonadministratie aan het sociaal secretariaat.
• Instaan voor het algemene facility management en het beheer van kantoor- en magazijnbenodigdheden.
• Opvolgen van het welzijns-, preventie- en beschermingsbeleid in samenwerking met externe partners.

Logistiek, events en managementondersteuning

• Ondersteunen van de zaakvoerder bij de voorbereiding en administratieve opvolging van overheidsopdrachten en tenders.
• Coördineren en opvolgen van diverse logistieke en transportgerelateerde activiteiten.
• Organiseren en plannen van bedrijfsevenementen, beurzen en interne teamactiviteiten.
• Fungeren als administratieve rechterhand van de zaakvoerder en ondersteunen bij uiteenlopende operationele projecten.

Het ideale profiel

• Je beschikt over een eerste relevante werkervaring in een allround administratieve functie, office management of een vergelijkbare rol.
• Je hebt een sterke interesse in financiële administratie en wil dit aanleren.
• Je bent organisatorisch sterk, nauwkeurig en weet moeiteloos prioriteiten te stellen.
• Je bent flexibel, stressbestendig en neemt graag initiatief.
• Je bent communicatief sterk en een echte teamplayer.
• Je communiceert vlot in het Nederlands, Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt een goede kennis van MS Office en leert vlot werken met nieuwe software en ERP-systemen.