Office asistant (NL, DE)

Ben jij administratief sterk, organisatorisch ingesteld en hou je van een veelzijdige functie met internationale contacten? Als Administratief Medewerker ben je de rechterhand van de zaakvoerder en ondersteun je de dagelijkse werking op het vlak van administratie, facturatie, offertes en praktische organisatie. Een uitdagende functie binnen een gespecialiseerde technische KMO in het Waasland.Spreekt dit jou aan? Lees dan snel verder!De functie inhoudWat je gaat doen als Administratief Medewerker:

• De dagelijkse kantooradministratie organiseren en zorgen dat alles vlot en gestructureerd verloopt.
• De algemene mailbox beheren, telefonische oproepen beantwoorden en inkomende post verwerken.
• Offertes voorbereiden, opmaken en administratief opvolgen voor internationale klanten.
• Verkoopfacturen opstellen en betalingen correct opvolgen.
• Aankoopfacturen controleren en inboeken in Exact Online.
• Betalingen voorbereiden en uitvoeren en de financiële administratie mee ondersteunen.
• Contact onderhouden met klanten en leveranciers over offertes, facturen, bestellingen en administratieve vragen.
• Het beheer van wisselstukken en reserveonderdelen ondersteunen, inclusief voorraadcontrole en administratieve opvolging.
• Zakenreizen organiseren voor de zaakvoerder en technische medewerkers, waaronder vluchten, hotels en praktische afspraken.
• Administratieve documenten en dossiers beheren voor technische projecten, onderhoudswerken en internationale opdrachten.
• Gegevens in Exact Online correct verwerken, actualiseren en controleren.
• Ondersteuning bieden bij personeelsadministratie en de zoektocht naar nieuwe medewerkers.
• Rechtstreeks samenwerken met de zaakvoerder en ondersteuning bieden bij uiteenlopende organisatorische taken.
• Administratieve processen kritisch bekijken en voorstellen doen om efficiënter te werken.
• Zelfstandig prioriteiten stellen en ervoor zorgen dat belangrijke administratieve acties tijdig worden afgehandeld.

Onze klantJe komt terecht bij een gespecialiseerde technische KMO in het Waasland met meer dan 25 jaar expertise in industriële hogedrukinstallaties en isostatische perstechnologie. De onderneming ondersteunt klanten wereldwijd binnen sectoren zoals automotive, luchtvaart, medische technologie, petrochemie en onderzoek. De activiteiten omvatten onder andere inspecties, certificeringen, onderhoud, herstellingen, technisch advies en de levering van gespecialiseerde installaties. Binnen het kleine en hechte team zijn de communicatielijnen kort en werk je rechtstreeks samen met de zaakvoerder. Wie jij bent als Administratief Medewerker:

• Bachelor denk- en werkniveau of gelijkwaardig door relevante ervaring.
• Ervaring binnen een brede administratieve functie, office management of financiële administratie is een sterke troef.
• Nauwkeurig, gestructureerd en organisatorisch sterk.
• Zelfstandig kunnen werken en verantwoordelijkheid nemen over verschillende administratieve dossiers.
• Een echte hands-on mentaliteit en graag zelf de praktische uitvoering van taken opnemen.
• Proactief ingesteld en zelf initiatief nemen wanneer iets moet worden geregeld.
• Goede kennis van het Engels en Duits, aangezien je regelmatig met internationale contacten communiceert.
• Kennis van het Frans is een pluspunt.
• Bereidheid om jouw talenkennis verder te ontwikkelen.
• Goede kennis van MS Office, voornamelijk Outlook en Excel.
• Ervaring met Exact Online is een belangrijke meerwaarde.
• Affiniteit met een technische of industriële omgeving is mooi meegenomen.
• Vlot kunnen communiceren met klanten, leveranciers en interne collega’s.
• Discreet en betrouwbaar omgaan met financiële en bedrijfsgevoelige informatie.
• Flexibel kunnen schakelen tussen administratie, financiële opvolging en praktische organisatie.
• Een mature en oplossingsgerichte persoonlijkheid die graag meedenkt met de zaakvoerder.
• Je voelt je thuis in een kleinere organisatie waar samenwerking en zelfstandigheid centraal staan.