Office Manager - Kantoororganisatie, Financiële Ondersteuning & EU-projectadministratie

Voor het Brusselse kantoor van een internationale denktank rond defensie en veiligheid zoeken we een Office Manager. Je versterkt de centrale diensten en ondersteunt een internationaal team dat nauw samenwerkt met het hoofdkantoor in Londen.

Je combineert de dagelijkse kantoororganisatie met financiële administratie, ondersteuning van EU-projecten en praktische HR-opvolging. Daarnaast help je bij evenementen en communicatie. Je rapporteert aan de CFO en ondersteunt de Finance and Administration Senior Officer.

Je verantwoordelijkheden:

• Coördineren van de dagelijkse kantoorwerking en onderhouden van contacten met de gebouwbeheerder en dienstverleners.
• Bestellen van kantoormateriaal, meubilair en catering en beheren van post en interne kantoorinformatie.
• Bijhouden van inventarissen, leveranciersgegevens, personeelscontacten, sjablonen en standaarddocumenten.
• Structureren en onderhouden van digitale en papieren archieven en gedeelde schijven.
• Ondersteunen van lokale HR-initiatieven en fungeren als eerste aanspreekpunt voor HR-vragen, onder begeleiding van de HR Director in Londen.
• Ondersteunen van Finance bij dagelijkse werkzaamheden, contractdocumentatie en dossierbeheer.
• Voorbereiden van periodieke projectrapporten en actualiseren van financiële opvolglijsten voor EU-projecten.
• Verzamelen van timesheets, facturen en contracten en voorbereiden van auditdossiers.
• Controleren van onkosten, dagvergoedingen en wisselkoersberekeningen.
• Assisteren bij ICA-facturatie en reconciliaties en verzorgen van rapportverzendingen aan de Europese Commissie.
• Praktisch organiseren van evenementen, opvragen van offertes en opvolgen van deelnemers en externe partners.
• Actualiseren van CRM-contacten en het biedingenplatform en ondersteunen bij de maandelijkse nieuwsbrief en partnerafspraken.

• Een bachelordiploma, idealiter aangevuld met relevante ervaring in administratie, basisboekhouding en HR.
• Eerdere professionele ervaring in een vergelijkbare functie is vereist.
• Sterke organisatorische vaardigheden combineer je met oog voor detail.
• Proactief, zelfstandig en flexibel werken past bij je aanpak.
• Heldere mondelinge en schriftelijke communicatie behoort tot je sterke punten.
• Een dienstverlenende houding gaat samen met praktisch probleemoplossend vermogen.
• Samenwerken binnen een dynamisch, internationaal team ligt je goed.
• Interculturele vaardigheden en een collegiale instelling helpen je contacten onderhouden.
• MS Office en courante IT-toepassingen beheers je vlot.
• Het Engels beheers je mondeling en schriftelijk, aangevuld met een praktische kennis van Frans of Nederlands.