Administrative & Reporting Assistant

Administrative & Reporting Assistant

• Locatie: Brussel (Kunstlaan – vlot bereikbaar met het openbaar vervoer)
• Arbeidsregime: Voltijds
• Contract: Vast contract (onbepaalde duur) / Optie vast
• Sector: Publiek & commercieel vastgoed / Facility & Support Management

Voor onze klant, een toonaangevende institutionele speler in de ontwikkeling en het beheer van duurzaam vastgoed in België, zoeken wij een gedreven Administrative & Reporting Assistant.

Je maakt deel uit van het departement Public Real Estate & Finance (PRE&F), dat betrokken is bij grootschalige publiek-private samenwerkingen (PPS) van nationaal belang (zoals de programma's Scholen van Morgen / Scholen van Vlaanderen, met investeringen van meer dan een miljard euro voor de modernisering van schoolinfrastructuur).

Als centrale spilfiguur binnen het team zorg je voor een vlekkeloos verloop van alle administratieve processen en een nauwgezette opvolging van de operationele rapportering ten behoeve van projectleiders, contractmanagers en het management.

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Administratieve ondersteuning & secretariaat:
• Opstellen, opmaken en opvolgen van contractuele en administratieve correspondentie op verzoek van de Project & Contract Managers.
• Beheren van functionele mailboxen (sorteren, verdelen, beantwoorden) en instaan voor het telefonisch onthaal.
• Documentbeheer & archivering:
• Zorgen voor de digitale archivering van officiële documenten (verslagen, bijlagen, contracten, enz.).
• Centraliseren en uploaden van documenten en gegevens op het ondersteuningsplatform (Axxerion).
• Rapportering & dataverwerking:
• Verzamelen, controleren en structureren van operationele project- en werfgegevens.
• Actief meewerken aan de voorbereiding, het opstellen en de opvolging van kwartaalrapporten.
• Coördinatie & presentaties:
• Up-to-date houden van de jaarlijkse contactgegevens van stakeholders en partners.
• Ondersteunen bij het opmaken en verzorgen van interne en externe PowerPoint-presentaties.

• Opleiding & Ervaring: Een hogere administratieve opleiding (Bachelor Office Management, Secretariaat of gelijkwaardig door ervaring) met minstens 5 jaar relevante ervaring in een soortgelijke ondersteunende rol (bij voorkeur binnen vastgoed, bouw of een corporate omgeving).
• Talenkennis: Uitstekende beheersing van het N*ederlands en zeer goede professionele kennis van het F*rans. Kennis van het E*ngels is een pluspunt.
• IT-vaardigheden: Grondige kennis van de gangbare Office-tools (MS Word, PowerPoint, Outlook) en een sterke beheersing van Excel voor gegevensverwerking. Ervaring met vastgoed- of ERP-software (bv. Axxerion) is een extra troef.
• Persoonlijke competenties:
• Nauwkeurig, gestructureerd en met veel oog voor detail.
• Sterk in prioritering en multitasken, met behoud van het overzicht.
• Oplossingsgericht, proactief en zelfstandig, maar tevens een echte teamspeler.
• Positieve ingesteldheid ten opzichte van repetitieve taken, met continue focus op kwaliteit.