Business Unit Assistant

Business Unit Assistant / Management Assistant– Optie vast

Locatie: Brussel (Tour & Taxis – verhuizing naar Zaventem / nabij de luchthaven gepland begin 2027)

Regime: Voltijds (38u/week)

Contracttype: Uitzendovereenkomst met optie vast (of vaste indiensttreding)

Sector: Facility Management / Gebouwenbeheer & Zakelijke dienstverlening

Voor onze klant, een internationale topspeler in Facility Management en technisch gebouwenbeheer, zijn wij op zoek naar een veelzijdige, drietalige Business Unit Assistant / Management Assistant (NL/FR/EN).

Als Business Unit Assistant ben jij de organisatorische en administratieve spil van de afdeling. Als rechterhand van het management en centrale schakel voor het voltallige team zorg jij ervoor dat de backoffice op wieltjes loopt.

Jouw takenpakket is gevarieerd en omvat onder meer:

• Management Support: Je beheert en coördineert de agenda en afspraken van de Business Unit Manager, bereidt managementmeetings voor en ondersteunt bij de opmaak van het strategisch jaarplan.
• Ondersteuning van Operations & Contract Managers: Je staat in voor de administratieve opvolging van operationele dossiers (urenregistratie, opvolging van ziekteattesten, bestellingen, etc.) en springt bij ter ondersteuning van de Service Desk bij piekmomenten.
• Aankoop & Leveranciersbeheer: Je onderhoudt contacten met externe leveranciers, vraagt offertes op, maakt bestelbonnen aan en volgt leveringen en facturen nauwgezet op.
• Organisatie van events & Interne attenties: Je plant en organiseert vergaderingen en interne afdelingsevents tot in de puntjes. Daarnaast zorg je voor een persoonlijke toets bij belangrijke personeelsmomenten (onboarding van nieuwe collega’s, geboortes, pensioenen, enz.).
• Officemanagement: Je beheert het reilen en zeilen op kantoor (bestellen van kantoorbenodigdheden en dranken, logistieke coördinatie, voorraadbeheer van werkkledij en brandingmateriaal volgens de huisstijl).

• Opleiding & Ervaring: Je hebt een bachelordiploma in een administratieve richting (bv. Management Assistant, Office Management) en bij voorkeur al een eerste succesvolle ervaring in een soortgelijke rol.
• Talenkennis: Je drukt je vlot en professioneel uit in het Nederlands en het Frans (zowel mondeling als schriftelijk) en hebt daarnaast een goede beheersing van het Engels.
• IT-vaardigheden: Vlotte en dagelijkse beheersing van de MS Office-suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
• Competenties & Vaardigheden:
  • Sterk organisatorisch talent, nauwkeurig met oog voor detail en een gestructureerde aanpak.
  • Hoge mate van discretie, diplomatie en integriteit.
  • Proactieve ingesteldheid: je denkt steeds een stap vooruit en neemt graag initiatief.
  • Flexibel qua werkplek: opstart in het kantoor te Tour & Taxis (Brussel), met geplande verhuizing naar Zaventem vanaf begin 2027.