Employée administratif - Departement Mobility - FR/NL/ANG

En tant qu'employé(e) administratif(ve), vous soutenez la gestion de la mobilité au sein de l'organisation. Vous assurez une administration efficace et rigoureuse de la flotte automobile, du leasing vélo, des parkings et des budgets mobilité, tout en garantissant un service de qualité aux collaborateurs. Gestion de la flotte automobile

• Assurer le suivi administratif des contrats de leasing, des commandes et des livraisons de véhicules.

• Gérer le suivi des entretiens, contrôles techniques, assurances et dossiers sinistres.

• Assurer la gestion administrative des amendes.

Veiller à la mise à jour correcte des données relatives aux véhicules et des contrats.

Gérer les cartes carburant et les cartes de recharge électrique. Support à la politique de mobilité

• Participer à la mise en œuvre et au suivi des initiatives de mobilité (véhicules électriques, bornes de recharge, leasing vélo, budget mobilité, etc.).

• Appliquer et veiller au respect des procédures internes en matière de mobilité.

Point de contact pour les collaborateurs

• Répondre aux questions liées à la mobilité (véhicules, cartes carburant, solutions de recharge, leasing vélo, etc.).

• Accompagner les nouveaux collaborateurs lors de leur intégration concernant les solutions de mobilité mises à leur disposition.Gestion des fournisseurs
• Entretenir les relations avec les sociétés de leasing, compagnies d'assurance, gestionnaires de carburant, concessionnaires et autres partenaires.

Assurer le suivi des factures et des engagements contractuels. Administration et reporting

• Traiter les factures et contrôler les coûts liés à la mobilité.

Établir des rapports et tableaux de bord (coût total de possession, utilisation des véhicules, analyses de coûts, etc.).

• Vérifier, mettre à jour et maintenir les différents fichiers administratifs.

Conformité et réglementation

• Veiller au respect des obligations légales et fiscales liées à la mobilité

Contribuer aux audits et aux contrôles internes.

• Diplôme de l'enseignement secondaire supérieur ou bachelier à orientation administrative.

Première expérience dans une fonction administrative ; une expérience en gestion de flotte ou en mobilité constitue un atout.

• Personne rigoureuse, organisée et méthodique.

• Orienté(e) service et doté(e) d'excellentes compétences relationnelles.

• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Excel.

Bonne connaissance du français et du néerlandais ; la maîtrise de l'anglais est un atout. Compétences clés

• Précision et rigueur administrative.
• Excellentes capacités d'organisation et de planification.

Esprit analytique et capacité à résoudre des problèmes.

Discrétion et sens des responsabilités. Esprit d'équipe et attitude proactive.