Admininistratief bediende Transport

Voor onze hoofdzetel in Neder-Over-Heembeek zijn wij op zoek naar een nauwkeurige en communicatieve Administratief Bediende ter versterking van ons Transport team. In deze rol ben je verantwoordelijk voor de gestructureerde administratieve opvolging en onboarding van externe transportfirma's en speel je een sleutelrol in het waarborgen van interne compliance en kwaliteitscontroles.

• Je bent zeer vlot in het Nederlands en Frans.
• Je hebt bij voorkeur 2 a 3 jaar ervaring binnen een soortgelijke functie
• Je neemt initiatief en denkt vooruit om problemen te voorkomen.
• Je bent een administratieve duizendpoot, werkt nauwkeurig en houd je aan deadlines.
• Je bent gedreven en toegewijd om taken tot een goed einde te brengen.
• Je hebt een goede beheersing van MS Office-programma's (zoals onder meer Excel).
• Je bent communicatief sterk, neemt graag telefonisch contact om zaken actief op te volgen.

Onboarding van Transportfirma's:

• Verzamelen, controleren en structureren van volledige dossiers (o.a. bedrijfsgegevens, vergunningen, verzekeringsattesten, vlootgegevens en chauffeursdocumentatie).
• Actief opvolgen van ontbrekende gegevens door telefonisch contact en herinneringen per e-mail.
• Beheren van een centraal statusoverzicht om de voortgang van elk dossier nauwgezet te bewaken.

Compliance & Auditopvolging:

• Verwerken van de audit-input vanuit de logistieke operaties.
• Actief contact onderhouden met transporteurs om auditpunten binnen de gestelde deadlines af te handelen.
• Tijdig rapporteren en escaleren naar het management bij vertragingen of ontbrekende documenten.
• Inplannen van besprekingen tussen het management en de transportfirma's over de auditresultaten.

Algemene Administratieve Ondersteuning:

• Aanmaken en opvolgen van purchase orders en facturatie voor diverse ritten.
• Actueel houden en verspreiden van contactlijsten voor de dag- en nachtoperaties.
• Ondersteunen bij dagelijkse administratie, zoals het beheren van de centrale inbox, telefonische permanentie en postverwerking.
• Fungeren als betrouwbare back-up voor collega's bij afwezigheid of tijdens piekmomenten.