Management Assistant

Jobbeschrijving

Ben je op zoek naar een veelzijdige en organisatorische administratieve uitdaging waarin je jezelf volop kunt ontwikkelen? Help je graag anderen en beschik je over sterke relationele en administratieve vaardigheden?

Als Management Assistant versterk je een geëngageerde organisatie in Brussel die zich al meer dan een eeuw inzet voor de verdediging, het advies, de informatie en de begeleiding van werknemers. Samen met een toegewijd team zet je je dagelijks in om kwalitatieve levens- en werkomstandigheden te waarborgen voor iedereen. Je komt terecht in een stimulerende en dynamische werkomgeving waar persoonlijke groei centraal staat.

Kwalificaties

• ? Opleiding & Ervaring: Je bent in het bezit van een professionele bachelor Office Management, Organisatie & Management, Rechtspraktijk of Sociaal Werk (of gelijkwaardige beroepservaring).
• ¿? Talenkennis: Uitstekende beheersing van het Nederlands en het Frans (tweetaligheid is vereist).
• ? Eigenschappen: Zelfstandig, nauwkeurig, initiatiefrijk en een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
• ? Vaardigheden: Analytisch vermogen, proactieve instelling en stressbestendigheid.
• ? Communicatie: Open, directe communicatie, empathisch en sociaal vaardig in een diverse werkomgeving.
• ? Discretie: Strikt respect voor vertrouwelijkheid en discrete behandeling van dossiers.
• ? IT-kennis: Goede beheersing van het MS Office-pakket (Word, PowerPoint, Excel, Outlook).

Hoofdverantwoordelijkheden

• ? Samenwerking: Je werkt nauw samen in tandem met de sectorverantwoordelijke (aan wie je rechtstreeks rapporteert) en onderhoudt dagelijks contact met interne afdelingen en vakbondsafgevaardigden.
• ? Aanspreekpunt: Je fungeert als intern en extern aanspreekpunt voor de sectorverantwoordelijke.
• ? Secretariaatstaken: Beheer van agendaplanning, redactie en opvolging van briefwisseling/e-mails, aanmaken van presentaties en algemeen administratief beheer.
• ? Organisatie: Planning en organisatie van vergaderingen.
• ¿? Externe contacten: Onderhouden van contacten met HR-directies, ministeries en externe instanties.
• ¿? Ondersteuning: Behandelen van vragen over sociaal en juridisch recht van afgevaardigden en leden, of hen gericht doorverwijzen naar gespecialiseerde adviseurs.
• ? Informatiebeheer: Beheren van vertrouwelijke interne en externe informatie.
• ? Klassement & Archivering: Bijhouden van professionele en reglementaire informatie, alsook de correcte archivering van documenten.