Chief of staff

Werken voor Stad Gent betekent meewerken aan een stad die volop in beweging is. Als werkgever biedt Stad Gent een betekenisvolle werkomgeving waarin mensen samenwerken aan een leefbare, inclusieve en toekomstgerichte stad. Met aandacht voor diversiteit, ontwikkeling en samenwerking creëert Stad Gent ruimte voor medewerkers om hun talenten in te zetten en verder te groeien.

3 redenen om voor deze job te kiezen

• Werken voor Stad Gent
• Variatie
• Aangename sfeer

• De werking van Team Staf coördineren op inhoudelijk, methodisch en organisatorisch vlak.
• Een team van ongeveer acht medewerkers met uiteenlopende expertises aansturen, coachen en begeleiden.
• Het departementshoofd ondersteunen bij de uitvoering van haar taken en verantwoordelijkheden als hoofd van het departement.
• De continuïteit van de dienstverlening aan het departementshoofd bewaken en instaan voor een efficiënte administratieve ondersteuning binnen het departement.
• Medewerkers begeleiden bij de behandeling, uitvoering en opvolging van inhoudelijk en organisatorisch complexe opdrachten, dossiers en projecten.
• Het overzicht over de werkzaamheden binnen het team bewaren, prioriteiten bepalen en opdrachten en werkprocessen op elkaar afstemmen.
• Optreden als eerste aanspreekpunt voor materies die niet specifiek aan een medewerker zijn toegewezen en fungeren als verbindende spil binnen het team.
• Kwaliteitscontroles uitvoeren en erop toezien dat procedures en rapporteringsdocumenten beschikbaar zijn en correct worden toegepast.
• Het departementshoofd adviseren over complexe vraagstukken en uitdagingen op basis van analyses, professionele inschattingen en overleg met relevante stakeholders.
• Een actieve bijdrage leveren aan het directieteam, het schepenoverleg en het vakbondsoverleg.
• Overlegmomenten inhoudelijk en praktisch voorbereiden en instaan voor de opvolging van gemaakte afspraken en de governance.
• De coördinatie en opvolging van departementale beleidsopdrachten en thema’s zoals preventie, veiligheid en welzijn, communicatie, IT, het FM-beleidsplan en opdrachten in het kader van SKO ondersteunen.
• Zorgen voor samenhang, structuur en een efficiënte samenwerking tussen de verschillende expertises en opdrachten binnen het departement.

Team Staf maakt deel uit van het departement Facility Management van Stad Gent. Het team bestaat uit ongeveer acht medewerkers met uiteenlopende expertises.

De stafwerking van het departement is georganiseerd in twee teams:

• Team Staf;
• Team Juridische Ondersteuning & Overheidsopdrachten.

De teamcoach Staf rapporteert rechtstreeks aan het departementshoofd Facility Management en maakt deel uit van het directieteam.

• Je beschikt over een masterdiploma.
• Je hebt sterke leidinggevende en coachende vaardigheden en weet medewerkers op een motiverende manier aan te sturen.
• Je beschikt over een sterk organisatorisch en analytisch vermogen en behoudt een helikopterzicht over complexe dossiers en projecten.
• Je kunt prioriteiten bepalen, verbanden leggen en het departementshoofd op een onderbouwde manier adviseren.
• Je communiceert vlot en overtuigend, beschikt over sterke sociale vaardigheden en handelt diplomatisch en assertief in de samenwerking met stakeholders.
• Je hebt ervaring met coördinatie, procesbewaking, kwaliteitscontrole en rapportering.
• Je werkt zelfstandig en proactief, neemt beslissingen, gaat discreet om met informatie en blijft doeltreffend functioneren onder druk.
• Je treedt op als betrouwbare sparringpartner van het departementshoofd, met aandacht voor samenwerking en het bewaken van afspraken en verantwoordelijkheden.

De voorkeur gaat uit naar een mature en communicatief sterke kandidaat met een goed organisatorisch inzicht en ervaring in een leidinggevende of coördinerende functie. Je kunt je snel inwerken, complexe dossiers zelfstandig opnemen en het vertrouwen winnen van zowel het departementshoofd als het team. Dit alles binnen het kader van een tijdelijke opdracht van drie tot zes maanden.