Ondersteunend medewerker (administratief)

Jouw opdracht

Als ondersteunend medewerker maak je deel uit van het team intern beheer voor Scwitch en Sociare. Je ondersteunt de teamverantwoordelijke en de stafmedewerker intern beheer en werkt nauw samen met je collega van Onthaal en administratie.

Ledenbeheer

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze leden.
• Je behandelt nieuwe aanvragen voor lidmaatschappen.
• Je volgt wijzigingen van lidmaatschappen op en doet daarbij de nodige aanpassingen in onze databank en facturatiesysteem. Je verliest hierbij het overzicht niet en communiceert helder naar leden en collega’s.
• Je staat in voor de facturatie van de lidmaatschapsbijdrage. Na het opvragen van de nodige gegevens, sta je in voor het opmaken en verzenden van de verkoopfacturen. Hiervoor is geen ervaring nodig, dit kan je leren als je iemand bent die zorgvuldig te werk gaat en leergierig is.

Vormingen - vergaderingen

• Samen met je collega van Onthaal en administratie, verzorg je de praktische organisatie van onze opleidingen, infosessies en overlegmomenten. Deze gaan zowel online als fysiek op kantoor door. Je helpt onder andere bij het opvolgen van de inschrijvingen, beantwoorden van vragen, aanmaken van aanwezigheidsattesten, aanmaken van evaluatieformulieren, opruimen en afsluiten van de zaal,...
• Je bent het aanspreekpunt bij het verhuren van onze zaal. Je volgt onder andere de planning op, beantwoordt vragen, brengt alle betrokkene op de hoogte bij annuleringen of wijzigingen.

Samenaankopen

Je ondersteunt de stafmedewerker Intern Beheer met administratieve taken, zoals het opvolgen van de mailbox samenaankopen in afwezigheid, gerichte acties om nieuwe organisaties aan te trekken voor onze groepsaankopen, ...

Andere:

• Mee IT-vragen van de collega's opvolgen.
• Administratieve opvolging van team activiteiten en externe events.
• Het kantoor mee op orde houden.

• Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring of bijscholing.
• Je bent van nature organisatorisch erg sterk (onmisbaar voor deze functie): je kan met verschillende mailboxen werken, gegevens goed bijhouden, prioriteiten inschatten, taken plannen en opvolgen.
• Je kan vlot overweg met Excel en andere Microsoft toepassingen (Word, Outlook) en het schrikt je niet af om te leren werken met nieuwe IT- programma’s (bvb. ons CRM-systeem)
• Je hebt een open communicatieve houding en bent hierbij klantvriendelijk. Je vindt het fijn om dagelijks met organisaties te bellen/mailen en hun verder op weg te helpen.
• Je houdt ervan om in een klein en hecht team te werken en bij te springen waar nodig, met de nodige flexibiliteit. Je kan ook taken zelfstandig afwerken.
• Je ondersteunt de andere collega’s, bent oplossingsgericht en hebt een hands-on mentaliteit.
• Je bent integer.
• Je wilt je inzetten voor de socioculturele sector. Het besef dat je jouw steentje bijdraagt aan socioculturele organisaties, geeft je alleen maar meer energie.