Front Desk Officer

De telefoon gaat terwijl een chauffeur binnenkomt met een vraag. Intussen wacht een klant op antwoord via mail en moet je nog controleren of de gegevens van een teruggekeerde rit correct verwerkt zijn.

Jij blijft vriendelijk, houdt het overzicht en zorgt ervoor dat iedereen verder kan.

De ene vraag los je meteen zelf op, voor de andere schakel je de juiste collega in. Soms gaat het over een bestelling, soms over een chauffeur of een klant die iets nodig heeft. Wat er ook binnenkomt: jij zorgt ervoor dat het niet blijft liggen.

Klinkt dat als een omgeving waarin jij je helemaal thuis voelt? Dan hebben wij misschien jouw volgende job gevonden!

Wat ga je doen?

Als Front Desk Officer ben jij een belangrijk eerste aanspreekpunt voor klanten en chauffeurs.

Je behandelt telefoons en mails, ontvangt chauffeurs en luistert naar hun vragen of problemen. Je bekijkt wat je zelf kunt oplossen en zorgt er anders voor dat de vraag snel bij de juiste collega terechtkomt.

Daarnaast neem je een aantal praktische en administratieve taken voor je rekening:

• Je ontvangt chauffeurs en helpt hen verder met hun vragen.
• Je behandelt inkomende telefoons en mails.
• Je leest scanners uit wanneer chauffeurs terugkomen.
• Je verwerkt lijsten en controleert gegevens rond ritten en leveringen.
• Je geeft bestellingen in wanneer klanten telefonisch bestellen.
• Je zorgt ervoor dat vragen en problemen correct worden opgevolgd.
• Je schakelt vlot met collega's van verschillende afdelingen.
• Veel bestellingen verlopen automatisch via digitale systemen. Je hoeft je dus niet te verwachten aan een zware administratieve ordermanagementfunctie.

Je zit midden in de dagelijkse operatie. Daardoor is geen dag helemaal hetzelfde en zie je meteen welke impact jouw werk heeft op klanten, chauffeurs én collega's.

Voor deze functie is een indrukwekkend cv niet het belangrijkste. We kijken vooral naar wie jij bent en hoe je werkt.

Je communiceert vlot, schakelt snel en werkt nauwkeurig. Omdat je dagelijks contact hebt met klanten en chauffeurs, kun je je verstaanbaar maken in de talen die daarvoor nodig zijn.

Je hoeft zeker niet perfect drietalig Nederlands, Frans én Engels te zijn. Belangrijker is dat je niet bang bent om te communiceren en klanten en chauffeurs op een vriendelijke manier verder kunt helpen.

Daarnaast herken je jezelf hierin:

• Je blijft vriendelijk en professioneel, ook wanneer iemand gehaast of ontevreden is.
• Verschillende vragen tegelijk brengen je niet van je stuk.
• Je kunt snel schakelen en prioriteiten stellen.
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor details.
• Je denkt oplossingsgericht.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor wat bij jou terechtkomt.
• Je begrijpt dat een kleine fout in een levering, lijst of chauffeursgegeven een grote impact kan hebben.
• Je houdt van een werkomgeving waar wat beweging en leven in zit.