Administratief medewerker facilitaire administratie  (voltijds, tijdelijk)

Omdat een collega afwezig is, zoeken we extra administratieve ondersteuning. Zo zorgen we ervoor dat de dagelijkse dienstverlening tijdens deze opstartperiode vlot blijft verlopen.

Wat zal je doen?

Je krijgt een gevarieerd administratief takenpakket. Samen met je collega’s zorg je ervoor dat facilitaire aanvragen en dossiers correct en tijdig worden opgevolgd.

• Je volgt bestellingen en facturen op. Je plaatst bestellingen, controleert facturen en neemt contact op met leveranciers wanneer er problemen zijn met een levering of factuur. Je vraagt ook offertes op en ondersteunt bij kleinere aankoopdossiers en raamovereenkomsten.

• Je ondersteunt de administratie van onze voertuigen en fietsen. Je verwerkt onder andere inschrijvingen, keuringen, onderhoud en herstellingen. Je volgt ook tank- en laadkaarten, verkeersboetes en schadegevallen administratief op.

• Je verwerkt en volgt facilitaire meldingen en aanvragen op in ons digitaal beheersysteem. Je zorgt ervoor dat vragen bij de juiste collega terechtkomen en volgt mee op tot ze afgehandeld zijn.

• Je ondersteunt praktische en logistieke taken. Denk bijvoorbeeld aan het beheer van vergaderfaciliteiten, lockers, dienstfietsen en poolwagens, relatiegeschenken en andere facilitaire voorzieningen.

• Je ondersteunt verschillende administratieve dossiers. Je helpt bijvoorbeeld bij prijsaanvragen, betalingsdossiers, schoonmaakplanningen, verhuisbewegingen en administratieve documenten voor overheidsopdrachten.

• Je houdt informatie en gegevens actueel. Je past fiches, registraties en andere administratieve informatie aan en zorgt ervoor dat dossiers volledig en correct zijn.

Voor meer info over de inhoud van de functie kan je terecht bij Bram Kuijlen, teamverantwoordelijke via tel:+32 3 240 55 83 (tel:+32%203%20240%2055%2083) of [email protected] (mailto:[email protected])

Wat breng je mee?

We zoeken vooral iemand die snel beschikbaar is en die graag administratief ondersteunt, overzicht bewaart en vlot schakelt tussen verschillende soorten taken.

• Je werkt nauwkeurig. Je controleert gegevens, documenten en facturen zorgvuldig en hebt oog voor details.

• Je kunt goed organiseren en plannen. Je houdt verschillende dossiers tegelijk in het oog en weet wat eerst moet gebeuren.

• Je bent digitaal vaardig. Je werkt vlot met Microsoft Office en leert gemakkelijk nieuwe digitale toepassingen kennen. Ervaring met een facilitair beheersysteem zoals Ultimo is een pluspunt, maar geen vereiste.

• Je bent klantgericht. Je helpt collega’s op een vriendelijke en professionele manier en zoekt mee naar een oplossing.

• Je communiceert duidelijk. Je overlegt vlot met collega’s en leveranciers, zowel mondeling als schriftelijk.

• Je werkt zelfstandig én graag samen. Je neemt je eigen taken op, maar springt ook bij wanneer collega’s ondersteuning nodig hebben.

• Je bent flexibel. Je kunt omgaan met wisselende prioriteiten en vindt het niet erg dat je takenpakket gevarieerd is.

• Je leert graag bij. Je hoeft niet alle facilitaire processen vooraf te kennen, maar je bent bereid om je snel in nieuwe taken en procedures in te werken.

• Je bent in het bezit van een secundair onderwijs diploma