Parttime Management Assistant

Onze klant is een logistiek bedrijf met een mooie locatie op 't Eilandje in Antwerpen

Managementassistent – parttime

Voor een internationaal actief logistiek bedrijf zijn we op zoek naar een zelfstandige en betrouwbare Managementassistent die mee zorgt voor een vlotte dagelijkse werking. In deze veelzijdige functie combineer je HR-administratie, office management en ondersteuning van het management.

Je komt terecht in een omgeving met korte communicatielijnen en krijgt een duidelijk afgebakend takenpakket waarin je zelfstandig je verantwoordelijkheid opneemt.

Jouw takenpakket

HR-administratie & personeelsopvolging

• Je houdt personeelsdossiers en HR-administratie nauwkeurig bij.
• Je bereidt de payrollgegevens voor het sociaal secretariaat voor.
• Je verwerkt afwezigheden, verlof en tijdsregistraties.
• Je stelt arbeidscontracten en andere HR-documenten op en volgt deze op.
• Je verzorgt de administratieve opvolging van in- en uitdiensttredingen.
• Je ondersteunt bij opleidingen en wettelijke personeelsverplichtingen.
• Je onderhoudt contacten met externe HR-partners en sociale dienstverleners.

Office & facility management

• Je coördineert de dagelijkse praktische werking van het kantoor.
• Je beheert kantoorbenodigdheden en onderhoudt contacten met leveranciers.
• Je volgt contracten, verzekeringen en facilitaire diensten administratief op.
• Je staat mee in voor de administratie rond het wagenpark.
• Je organiseert interne vergaderingen en bedrijfsevenementen.
• Je verwerkt de inkomende post en neemt algemene administratieve taken op.
• Je ondersteunt bij aankopen en budgetopvolging.

Ondersteuning van het management

• Je ondersteunt bij agendabeheer en praktische planning.
• Je organiseert zakenreizen en ontvangt bezoekers.
• Je bereidt administratieve dossiers en vergaderingen voor.
• Je neemt diverse administratieve opdrachten van het management op.

Wie zoeken we?

We zoeken vooral iemand die zelfstandig kan werken, betrouwbaar is en graag verantwoordelijkheid neemt. Je werkt grotendeels zelfstandig en hebt een groot eigen werkgebied. Daarom voel je je goed in een rol waarin je zelf het overzicht bewaart en zaken proactief opvolgt.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• Je beschikt over een bacheloropleiding of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt enkele jaren ervaring in een administratieve functie, bijvoorbeeld als Management Assistant, Office Manager of HR Assistant.
• Ervaring met personeelsadministratie is een belangrijke troef.
• Je hebt een goede kennis van Microsoft Office en werkt vlot met digitale systemen.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels. Kennis van Duits is mooi meegenomen.
• Je bent nauwkeurig en gestructureerd en houdt ervan dat administratie tot in de puntjes klopt.
• Je bent discreet en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent eerder rustig en zelfstandig van aard, maar staat ook stevig in je schoenen wanneer dat nodig is.
• Je communiceert diplomatisch en professioneel met collega's, leveranciers en externe partners