Administratief Coördinator

Ben jij administratief sterk, hou je graag het overzicht en krijg je energie van een functie waarin je écht de rechterhand van een zaakvoerder bent? Als Administratief Coördinator ondersteun je bij het beheer en de verhuur van studio’s en appartementen én bij de administratieve werking van een tweede onderneming. Je werkt 4/5 vanuit de ruime regio Brasschaat en krijgt veel vertrouwen en zelfstandigheid.

Spreekt dit jou aan? Lees dan snel verder!

De functie inhoud
Wat je gaat doen als Administratief Coördinator:

• Fungeren als administratieve rechterhand van de zaakvoerder en zorgen dat de dagelijkse werking vlot verloopt.
• Administratief opvolgen van de verhuur van studio’s, appartementen en andere panden.
• Contact onderhouden met huidige en potentiële huurders via telefoon en e-mail.
• Afspraken en bezichtigingen inplannen en praktisch coördineren.
• Huurovereenkomsten en andere administratieve documenten voorbereiden en opvolgen.
• Beschikbare panden opvolgen en zorgen dat de bijbehorende informatie steeds actueel is.
• Huurbetalingen controleren en eventuele openstaande bedragen administratief opvolgen.
• Meldingen van huurders rond herstellingen of praktische problemen registreren en doorgeven aan de juiste partij.
• Contact onderhouden met leveranciers, aannemers en andere externe partners.
• Facturen, documenten en financiële gegevens verzamelen en voorbereiden voor de boekhouding.
• Inkomende mails en telefonische oproepen behandelen en bepalen welke zaken prioriteit krijgen.
• De agenda van de zaakvoerder mee beheren en afspraken praktisch voorbereiden.
• Administratieve ondersteuning bieden voor een tweede onderneming van de zaakvoerder.
• Dossiers, contracten en documenten digitaal structureren en overzichtelijk beheren.
• Deadlines en openstaande actiepunten bewaken en de zaakvoerder hier proactief aan herinneren.
• Zelfstandig kleinere administratieve en organisatorische problemen oplossen.
• Meedenken over manieren om de dagelijkse administratie efficiënter en gestructureerder te organiseren.

Onze klant
Je komt terecht in een kleinschalige en ondernemende omgeving in de ruime regio Brasschaat. Een belangrijk deel van de activiteiten bestaat uit het beheer en de verhuur van studio’s, appartementen en andere panden. Daarnaast ondersteunt de zaakvoerder nog een andere onderneming, waardoor jouw functie breder gaat dan klassieke vastgoedadministratie. Je werkt rechtstreeks samen met de zaakvoerder en krijgt veel vertrouwen om de administratie, opvolging en dagelijkse organisatie zelfstandig in goede banen te leiden. Wie jij bent als Administratief Coördinator:

• Een eerste relevante ervaring binnen administratie, office management, vastgoedbeheer of een brede ondersteunende functie.
• Administratief sterk en bijzonder nauwkeurig in het verwerken van documenten en gegevens.
• Zelfstandig genoeg om werkzaamheden zelf te organiseren zonder voortdurend aangestuurd te worden.
• Verantwoordelijk en betrouwbaar, aangezien je nauw samenwerkt met de zaakvoerder en toegang hebt tot vertrouwelijke informatie.
• Organisatorisch sterk en goed in het bewaken van verschillende dossiers tegelijkertijd.
• Proactief ingesteld: je wacht niet altijd op instructies, maar ziet zelf wat er moet gebeuren.
• Communicatief en klantvriendelijk in contacten met huurders, leveranciers en andere externe partijen.
• Praktisch en oplossingsgericht wanneer onverwachte vragen of problemen opduiken.
• Cijfermatig voldoende sterk voor de opvolging van betalingen, facturen en administratieve gegevens.
• Vlot in het werken met MS Office en digitale administratieve toepassingen.
• Zeer goede kennis van het Nederlands.
• Flexibel ingesteld en bereid om administratieve ondersteuning te bieden voor verschillende activiteiten.
• Discreet en professioneel in het omgaan met financiële, zakelijke en persoonlijke informatie van de zaakvoerder.