Commercieel bediende ERP | Oostende | Vast contract

Administratief bediende ERP Oostende

Werk je graag zelfstandig, ben je administratief sterk en voel je je thuis in een ERP-omgeving? Dan kan dit een mooie volgende stap voor jou zijn. Voor een kleinschalig voedingsbedrijf zoeken we een ervaren administratief bediende die een centrale rol opneemt binnen de organisatie.

Je ondersteunt het management, zorgt voor een vlotte verwerking van de in- en verkoopadministratie en bewaakt mee de dagelijkse werking van het kantoor.
Dankzij jouw nauwkeurigheid, verantwoordelijkheidszin en organisatorisch talent kunnen collega's, klanten en leveranciers op jou rekenen. Geen dag ziet er helemaal hetzelfde uit.
De ene keer zorg je voor een correcte verwerking van aankoop- en verkoopdossiers, de andere keer beheer je productinformatie, volg je betalingen op of zorg je voor een professioneel onthaal van bezoekers.
Dankzij jouw overzicht en proactieve aanpak blijven administratieve processen efficiënt verlopen en kunnen collega's zich focussen op hun kerntaken. Jouw verantwoordelijkheden In- en verkoopadministratie Je beheert administratieve mailboxen en zorgt voor een correcte verdeling van inkomende communicatie naar de juiste afdeling. Je registreert en verwerkt aankoop- en verkooporders in het ERP-systeem. Je maakt verkoopfacturen op en volgt betalingen en eventuele creditnota's nauwgezet op.
Je boekt aankoopfacturen in, volgt deze administratief op en bereidt betalingen voor.
Je verwerkt bankafschriften in het systeem. Je behandelt klachten met betrekking tot aankoop- en verkooporders en zorgt voor een correcte opvolging. Je beheert en actualiseert klanten- en leveranciersgegevens.
Je ondersteunt de organisatie van uitgaande transporten en onderhoudt contacten met transporteurs in samenwerking met de magazijnverantwoordelijke.
Je beheert productbarcodes (GS1) en zorgt voor een correcte administratieve opvolging. Je staat in voor de invoer van noodzakelijke product- en klantgegevens in diverse klantenportalen, in nauwe samenwerking met de kwaliteitsverantwoordelijke. Je bewaakt de kwaliteit van gegevens binnen het ERP-systeem en zorgt voor correcte en up-to-date informatie.

Office Management
Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten, leveranciers en andere externe contacten. Je zorgt voor een warm en professioneel onthaal en verwijst bezoekers correct door. Je beheert de inkomende telefonie en verbindt oproepen naar de juiste collega. Je bestelt en beheert kantoorbenodigdheden. Je coördineert kleine facilitaire zaken zoals leveringen, onderhoud en herstellingen. Je draagt bij aan een ordelijke, aangename en goed functionerende kantooromgeving. Je biedt algemene administratieve ondersteuning aan het management. Algemene administratieve ondersteuning
Je verwerkt en volgt administratieve dossiers nauwkeurig op. Je beheert verschillende mailboxen en bewaakt een tijdige opvolging.
Je denkt actief mee na over efficiëntere werkwijzen en procesverbeteringen. Je ondersteunt administratieve processen rond boekhouding, orderverwerking en rapportering.

Wat maakt deze functie interessant? Je komt terecht in een kleinschalige organisatie waar je een brede en gevarieerde rol opneemt.
Je krijgt de kans om verantwoordelijkheid te nemen, zelfstandig te werken en een zichtbare impact te hebben op de dagelijkse werking van het bedrijf.
Dankzij de combinatie van administratie, klantencontacten en office management is geen enkele dag hetzelfde. Jouw profiel
Bachelorniveau
Goede kennis van MS Office (Excel, Outlook, Word).
Basiskennis van boekhoekhouding principes is een pluspunt
Ervaring met ERP-systemen, bij voorkeur BC (Business Central van Microsoft)
Analytisch vermogen
Je hebt enkele jaren relevante ervaring in een administratieve functie.
Je hebt een zeer goede kennis van ERP-systemen en complexe administratieve processen. Je werkt zelfstandig en neemt graag verantwoordelijkheid.
Je bent proactief, georganiseerd en houdt overzicht. Je kan goed prioriteiten stellen, ook wanneer meerdere taken tegelijk lopen. Je communiceert perfect in het Nederlands. Je hebt een goede kennis van het Engels. Je beschikt over een basiskennis Frans. Je werkt nauwkeurig en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.