Administratief medewerker

Lokaal bestuur Tervuren organiseert een selectieprocedure voor de aanleg van een wervingsreserve voor de functie van administratief medewerker. Ben je geslaagd voor deze selectie, dan word je opgenomen in deze wervingsreserve. De wervingsreserve is één jaar geldig, en kan eventueel verlengd worden tot maximum drie jaar.

Wanneer er binnen een specifieke dienst van het lokaal bestuur een vacature voor administratief medewerker vrijkomt, kunnen kandidaten uit de wervingsreserve worden uitgenodigd voor een bijkomende selectieproef. Die proef richt zich op het concrete takenpakket en de context van de dienst waarvoor de vacature openstaat.

Een administratief medewerker ondersteunt de dagelijkse werking van de organisatie en zorgt ervoor dat medewerkers, burgers en externe partners kunnen rekenen op een correcte en efficiënte dienstverlening.

Algemeen takenpakket:

• Verwerken en opvolgen van administratieve dossiers.
• Opstellen, registreren en beheren van documenten, brieven, verslagen en databanken.
• Beantwoorden van vragen van burgers, collega's en externe partners.
• Instaan voor een correcte verwerking van gegevens en administratieve procedures.
• Ondersteunen van projecten, activiteiten en organisatorische processen.
• Opvolgen van termijnen, afspraken en administratieve acties.
• Werken met diverse softwaretoepassingen en digitale systemen.
• Mee bewaken van de kwaliteit, correctheid en vertrouwelijkheid van informatie.
• Signaleren van verbeterkansen en meewerken aan een efficiënte dienstverlening.

Voor administratieve functies wordt verwacht dat kandidaten beschikken over:

• een diploma secundair onderwijs of slaagt voor een capaciteitstest;
• goede administratieve vaardigheden;
• basiskennis ICT;
• vlotte omgang met courante softwaretoepassingen;
• bereidheid om regelgeving, procedures en interne afspraken correct toe te passen.

Daarnaast herken je je in de volgende competenties:

• Samenwerken met collega's en actief bijdraagt aan een positieve teamsfeer.
• Kwaliteitsgericht werkt en verantwoordelijkheid opneemt voor je dossiers.
• Klantgericht handelt en burgers op een vriendelijke en professionele manier helpt.
• Effectief communiceert, zowel mondeling als schriftelijk.
• Nauwkeurig analyseert en administratieve informatie correct verwerkt.
• Planmatig werkt en prioriteiten kan stellen.
• Beslissingen neemt binnen het kader van de geldende procedures.
• Kennis deelt en collega's ondersteunt waar nodig.