Administratief medewerker Team Personeel

Het Team Personeel verzorgt de dagelijkse personeelsadministratie in de breedste zin van het woord voor alle medewerkers die tewerkgesteld bij het lokaal bestuur Oudenburg. Het Team Personeel vervult een ondersteunende rol binnende organisatie bij de uitbouw van een hedendaags personeelsbeleid.

Als administratief medewerker sta je hoofdzakelijk in voor de correcte en tijdige verwerking van de loonadministratie en de daarmee samenhangende personeelsadministratie. Je zorgt voor een nauwkeurige administratieve opvolging en werkt hierbij nauw samen met je collega’s binnen het Team Personeel.

Je bent een aanspreekpunt voor medewerkers en leidinggevenden bij vragen over personeels- en loonadministratie. Je volgt relevante wijzigingen in de personeelswetgeving op en paste deze, in samenwerking met je collega’s, toe binnen de organisatie.

Doel van de functie
Als administratief medewerker van het Team Personeel sta je, samen met jouw collega’s, in voor de personeelsadministratie, van zowel de stedelijke diensten als het OCMW. Je zorgt voor het correct administratief verwerken van alle documenten op personeelsvlak. Daarnaast bied je administratieve ondersteuning bij het integratieproces tussen gemeente en OCMW en bij de uitvoering van nieuwe projecten op het gebied van HRM.

Functie-inhoud

• Meewerken aan een juiste en correcte personeelsadministratie met het oog op een correcte en tijdige uitbetaling van het loon
• Instaan voor de administratieve opvolging van de individuele personeelsdossiers zodat men te allen tijde over volledige en correcte informatie beschikt en het uitvoeren van administratieve taken verbonden aan het Team Personeel
• Uitvoeren van allerlei administratieve taken verbonden aan de dienst Personeel en optreden als ondersteunend specialist
• ...

Meer informatie over het takenpakket vind je in de bijlage.

• Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister van maximum 3 maanden oud.
• De burgerlijke en politieke rechten genieten.
• Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966.
• Voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau waarin de functie gesitueerd is.
• Slagen voor de selectieprocedure.

Specifieke aanwervingsvoorwaarden

• Minstens 2 jaar aantoonbare relevante ervaringin een administratieve functie .

Diplomavereiste

• In het bezit zijn van een diploma secundair onderwijs of een daarmee gelijkgesteld diploma

Kennis

• basiskennis van de wetgeving die van toepassing is opstad en OCMW
• kennis van de werking van een personeelsdienst
• kennis van de sociale wetgeving
• inzichtin de organisatie en werking van een lokaal bestuur
• vlot kunnen werken met MS-Office-toepassingen

Vaardigheden

• nauwkeurig en gestructureerd dossiers kunnen maken en bijhouden
• kunnen werken in teamverband
• ordelijk en overzichtelijk kunnen rapporteren
• zelfstandig, correct en snel kunnen uitvoeren van opgelegde taken
• zich loyaal kunnen opstellen als deel van een dienst en de gehele organisatie met respect voor de politieke overheden en de hiërarchische lijn
• brieven kernachtig, zakelijk en doelgericht kunnen opstellen
• kunnen omgaan met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen
• digitale communicatiemedia vlot kunnen gebruiken

Attitude

• verantwoordelijkheidszin
• correctheid en nauwkeurigheid
• flexibiliteit en initiatief
• respect voor timing en afspraken
• doorzettingsvermogen
• bereidheid tot permanente bijscholing
• stressbestendigheid
• respect voor privacy en beroepsgeheim
• assertiviteit