Réceptionniste Temps partiel (30h) - CDD - FR/NL/ANG H/F/X

Votre mission

Pour le Meeting & Events Center de l'un de nos prestigieux clients internationaux à Bruxelles, nous recherchons un(e) Coordinateur·rice Meeting & Events Center disponible dès que possible.

Vous serez responsable de la coordination opérationnelle quotidienne du Meeting & Events Center et veillerez au bon déroulement des réunions, événements, petits-déjeuners et autres activités organisées sur le site.

Cette fonction polyvalente combine hospitalité, coordination événementielle, suivi technique, administration et service client.

Vous serez le point de contact central entre les utilisateurs, les équipes de catering, la logistique, les services techniques, les fournisseurs et le Building Manager.

Vos Principales responsabilitésCoordination des réunions et événements

Vous serez notamment chargé(e) de :

• Coordonner les activités quotidiennes du Meeting & Events Center.
• Assurer le suivi des réunions, événements, petits-déjeuners et autres activités organisées dans le centre.
• Collecter et centraliser toutes les informations nécessaires pour chaque réservation.
• Transmettre les besoins aux différentes équipes concernées, notamment le catering, la logistique et les services techniques.
• Vérifier que les salles et les différents services sont correctement préparés conformément aux réservations.
• Suivre les réservations et les activités via notre application web et son système de réservation.
• Garantir un niveau de service élevé avant, pendant et après chaque événement.

Contrôles techniques quotidiens

Chaque jour, vous vérifiez les espaces et les équipements du Meeting & Events Center afin de vous assurer de leur bon fonctionnement.

Cela comprend notamment le contrôle des équipements audio, vidéo, de présentation et de réunion, ainsi que l'identification rapide de tout problème technique.

En cas de problème, vous assurez le processus suivant :

Identification du problème ¿ Contact du service technique ou fournisseur concerné ¿ Demande de devis ¿ Information du Building Manager ¿ Suivi après approbation

Vous veillez à ce que chaque problème technique soit correctement documenté et suivi jusqu'à sa résolution.

Administration & facturation

Vous assurez également le suivi administratif du Meeting & Events Center, notamment :

• Le traitement et le suivi des réservations dans notre système.
• La centralisation des informations relatives aux services complémentaires.
• Le suivi des interventions et devis des fournisseurs.
• La préparation des informations nécessaires à la facturation.
• La gestion du processus complet de facturation lié aux réservations et services complémentaires.
• La bonne tenue des informations opérationnelles et administratives.

Profil recherché

Nous recherchons une personne :

• Professionnelle et fortement orientée service.
• À l'aise dans un environnement corporate et international exigeant.
• Organisée et capable de gérer plusieurs réunions ou événements simultanément.
• Autonome et capable de prendre en charge le fonctionnement quotidien du centre.
• À l'aise dans la coordination de fournisseurs et de différentes équipes opérationnelles.
• À l'aise avec les outils numériques et les systèmes de réservation.
• Rigoureuse, attentive aux détails et proactive dans l'identification des problèmes.
• À l'aise avec les tâches administratives et les processus de facturation.
• Flexible au niveau des horaires.
• Calme et orientée solutions face aux imprévus.

Une expérience dans les domaines de l'hospitalité, de la coordination de réunions et événements, de l'office management, du facility management, de la réception ou des services corporate constitue un réel atout.

Il s'agit d'un contrat de 30 heures par semaine, du lundi au vendredi.

Les horaires sont variables et déterminés en fonction de l'activité du Meeting & Events Center.

Selon les réunions et événements prévus, certaines journées pourront commencer plus tôt, tandis que d'autres pourront se terminer plus tard.

L'horaire est donc organisé en fonction des besoins opérationnels et du calendrier des événements.

La flexibilité horaire est un élément essentiel pour cette fonction.

Ce que nous proposons

• CDD de remplacement de 30 heures par semaine.
• Entrée en fonction immédiate / dès que possible.
• Contrat jusqu'en décembre 2026.
• Une fonction autonome et à responsabilités au sein d'un environnement international prestigieux.
• Un poste varié combinant meeting & events, hospitalité, administration, technologie et coordination opérationnelle.
• Une responsabilité directe dans la qualité et le bon fonctionnement quotidien du Meeting & Events Center.
• Le soutien de l'équipe opérationnelle et du back-office Ask Nestor.
• Chèques-repas.
• Uniforme
• Assurance hospitalisation DKV.
• Remboursement des transports en commun conformément à la législation belge.

Vous êtes passionné(e) par l'hospitalité, l'organisation et l'événementiel ? Vous aimez prendre des responsabilités et souhaitez travailler dans un environnement international de haut niveau ?

Le poste est disponible immédiatement.

Rejoignez Ask Nestor et contribuez chaque jour à offrir une expérience Meeting & Events de haute qualité