SILVERSQUARE - Responsable administratif et des données H/F/X

Principales responsabilités

1. Gestion des contrats et des adhésions

¿ Préparer, mettre à jour et assurer le suivi de tous les contrats et avenants destinés aux membres.

¿ Garantir la conformité aux CGV, à la politique tarifaire et aux cadres contractuels de Silversquare.

¿ Tenir à jour des dossiers numériques complets et précis des membres.

¿ Traiter les modifications de contrats (mises à niveau, déclassements, prolongations, transferts, indexations,...) de manière structurée et en temps opportun.

¿ Clarifier les termes contractuels aux conseillers en milieu de travail et les soutenir dans les cas complexes.

1. Exactitude de la facturation et des finances

¿ Effectuer les traitements mensuels de facturation et les contrôles financiers sur tous les sites avec une précision maximale.

¿ Assurer une facturation correcte des frais récurrents et des services supplémentaires (salles de réunion, bureaux virtuels, événements, options...).

¿ Aligner la facturation sur les contrats signés, les relevés d'utilisation et les politiques tarifaires internes.

¿ Collaborer avec l'équipe des finances pour enquêter sur les anomalies et mettre en œuvre les corrections nécessaires.

¿ Fournir aux membres des explications claires et empathiques sur la logique de facturation lorsque cela est nécessaire.

1. Suivi du recouvrement et des paiements

¿ Surveiller les paiements en suspens et gérer les étapes de suivi structurées.

¿ Assurer la coordination avec les équipes de coworking pour les dossiers de recouvrement sensibles.

¿ Suivez avec précision les plans de paiement, les conversations et les résultats.

¿ Adoptez un ton ferme mais respectueux, en accord avec les valeurs CARE de Silversquare.

1. Cessation d'activité et départ du personnel

¿ Préparer et traiter les formulaires de résiliation en pleine conformité avec les termes du contrat.

¿ Coordonner avec les espaces de coworking pour une logistique de départ sans accroc.

¿ Gérer la facturation finale, le règlement des dépôts et la clôture des dossiers.

¿ Veillez à ce que toutes les étapes soient documentées, transparentes et correctement archivées.

1. Amélioration de la conformité et des processus

¿ Garantir une application uniforme des normes administratives dans tous les espaces de coworking.

¿ Identifier les points de friction récurrents et proposer des améliorations opérationnelles simples.

¿ Mettre à jour les modèles, les listes de contrôle internes et les directives administratives.

1. Collaboration et soutien interne

¿ Assurer la fonction de point de référence administratif pour les équipes de coworking.

¿ Travailler en étroite collaboration avec le responsable des données et des performances pour garantir l'exactitude des rapports et la qualité des informations opérationnelles.

¿ Contribuer aux contrôles internes et aux vérifications de la qualité des données.

¿ Améliorer la communication inter-équipes entre les services Finance, WX, Ventes et Opérations.

Votre profil

¿ Extrêmement organisé, précis et à l'aise dans la gestion de charges de travail administratives complexes.

¿ Sens du service, patient et respectueux ¿ même dans des contextes financiers délicats.

¿ À l'aise avec les cycles mensuels récurrents et les échéances opérationnelles.

¿ À l'aise avec les chiffres, les contrats et la logique financière.

¿ Esprit proactif et orienté vers la résolution de problèmes, avec une volonté d'améliorer les processus.

¿ Esprit d'équipe et capacité à prendre en charge l'intégralité des tâches administratives.

¿ Maîtrise du français et/ou du néerlandais, et possède un bon niveau d'anglais.

¿ Maîtrise des outils numériques (CRM, systèmes de facturation, Microsoft Office).

Indicateurs de succès

¿ Des facturations mensuelles précises, ponctuelles et sans erreur.

¿ Réduction des erreurs de facturation, des corrections et des escalades.

¿ Fluidité des flux contractuels et respect des normes CGV et de la politique tarifaire.

¿ Amélioration des performances de récupération et suivi structuré.

¿ Des départs en douceur avec un minimum de litiges.

¿ Retours internes positifs de la part des équipes de coworking et des managers.

¿ Une meilleure standardisation et une plus grande efficacité dans l'ensemble de l'écosystème administratif.