Administrative Support Officer

Voor een professioneel en groeiend boekhoudkantoor in de regio Lochristi zijn we op zoek naar een Administrative Support Officer (m/v/x) voor een parttime tewerkstelling van 20 uur per week.

In deze veelzijdige functie ben je een belangrijke administratieve schakel binnen het kantoor. Je zorgt ervoor dat klantendossiers administratief volledig en correct opgevolgd worden en ondersteunt daarnaast bij verschillende interne administratieve processen.

We zijn op zoek naar een nauwkeurige, zelfstandige en zeer discrete professional die graag structuur brengt en verantwoordelijkheid opneem

Jouw takenpakket

Administratie & klantendossiers

• Je brengt het administratiesysteem verder op punt en zorgt ervoor dat alle gegevens correct en up-to-date blijven.
• Je volgt administratieve verplichtingen in het kader van de antiwitwaswetgeving op, waaronder e-ID's, akten, stemrechten en aandelen.
• Je maakt brieven en documenten administratief in orde, verstuurt deze naar klanten en volgt de ondertekening en retour ervan op.
• Je verstuurt addenda en andere documenten naar nieuwe klanten.
• Je ondersteunt bij de administratieve opvolging van btw-aangiftes en jaarrekeningen.
• Je zorgt ervoor dat aangiftes en documenten tijdig worden ingediend.
• Je volgt betalingen en terugbetalingen richting klanten op.
• Je koppelt ontvangstbewijzen aan de juiste dossiers en bezorgt rapporten aan klanten.
• Je staat in voor de uitgaande facturatie.

Interne kantooradministratie

• Je neemt verschillende vertrouwelijke administratieve taken op, zoals het opvolgen van verzekeringen en bepaalde HR-administratie.
• Je helpt mee met de verdere digitalisering van het kantoor.
• Je houdt het archief overzichtelijk en zorgt mee voor het opschonen en structureren ervan.
• Je bewaakt welke documenten nog aan klanten moeten worden terugbezorgd en volgt dit verder op.
• Je denkt mee na over een efficiënte en gestructureerde administratieve werking binnen het kantoor.

Jouw profiel

• Je hebt minstens 3 jaar ervaring in een administratieve functie.
• Ervaring binnen een boekhoud- of accountantskantoor is een sterke troef.
• Discretie en betrouwbaarheid zijn voor jou vanzelfsprekend. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail.
• Je bent organisatorisch sterk en weet verschillende taken en deadlines efficiënt te beheren.
• Je werkt graag zelfstandig, maar functioneert ook goed binnen een klein team.
• Je neemt initiatief en ziet werk liggen.
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands.