Administratief medewerker

Ben jij administratief sterk, hou je graag overzicht en krijg je energie van een omgeving waar geen dag helemaal hetzelfde verloopt? Dan zoeken we jou om onze dienst Curatief Onderhoud te versterken. Curatief Onderhoud staat in voor herstellingen aan het patrimonium van Woonhaven. Onze techniekers en externe partners zijn elke dag op pad om defecten en storingen op te lossen en de veiligheid, leefbaarheid en woonkwaliteit voor onze huurders te bewaken.

Als administratief medewerker zorg jij mee dat die operationele werking achter de schermen vlot en gestructureerd verloopt. Je werkt nauw samen met het diensthoofd en de coördinatoren en wordt een vast aanspreekpunt binnen de dienst.

• Je ondersteunt het diensthoofd en de coördinatoren bij de dagelijkse administratieve en organisatorische werking van de dienst.
• Je volgt dossiers, acties en administratieve deadlines op en zorgt ervoor dat afspraken niet verloren gaan.
• Je plant en bereidt overlegmomenten voor, maakt waar nodig verslagen en volgt gemaakte afspraken en acties verder op.
• Je ondersteunt de administratieve opvolging van onder andere de wachtdienst, afwezigheden en externe werkbonnen.
• Je verzamelt en structureert informatie en ondersteunt de opvolging en rapportering van SLA's, KPI's en andere operationele cijfers.
• Je brengt structuur en uniformiteit in documenten, processen en werkwijzen.
• Je onderhoudt contacten met collega's binnen verschillende diensten en met aannemers, leveranciers en andere externe partners.
• Je kijkt verder dan de administratie alleen: je merkt knelpunten op, signaleert ze en denkt actief mee na over hoe we onze werking eenvoudiger en efficiënter kunnen organiseren.

Je komt terecht in een technische en operationele omgeving die volop in beweging is. Dat betekent dat nog niet alles in vaste structuren gegoten is. Net daarin kan jij mee het verschil maken: door overzicht te creëren, zaken vast te pakken en mee te bouwen aan een sterke administratieve basis voor de dienst.

We zoeken vooral iemand die sterk is in organiseren, opvolgen en structuur brengen en die zich thuis voelt in een dynamische werkomgeving.

• Je hebt minimaal een diploma hoger secundair onderwijs of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt relevante ervaring in een administratieve of organisatorische ondersteuningsfunctie. Ervaring in een technische, operationele of logistieke omgeving is een pluspunt.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en kan goed prioriteiten stellen wanneer verschillende zaken tegelijk aandacht vragen.
• Je bent zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid op binnen je takenpakket. Je wacht niet altijd op een opdracht, maar ziet ook zelf wat opgevolgd of aangepakt moet worden.
• Je bent communicatief sterk en werkt vlot samen met verschillende collega's en externe partners.
• Je kan informatie verzamelen en structureren, verbanden leggen en behoudt het overzicht over verschillende lopende dossiers en acties.
• Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe systemen en toepassingen snel eigen.
• Je gaat discreet en correct om met vertrouwelijke informatie.
• Je denkt graag mee over hoe processen slimmer, duidelijker of efficiënter kunnen worden georganiseerd.
• Je bent klantgericht, collegiaal en voelt je mee verantwoordelijk voor een goede werking van de dienst.

Technische kennis verwachten we niet van bij de start. Interesse in een technische omgeving en de bereidheid om onze werking, processen en systemen goed te leren kennen, vinden we veel belangrijker.