Business Process & Office Manager

Als Business Process & Office Manager ben je de verbindende schakel tussen management en verschillende kantoren en zorg je voor een efficiënte, uniforme en kwalitatieve interne werking. Je combineert procesoptimalisatie en kwaliteitsbeheer met office- en financiële administratie en neemt een coördinerende rol op bij de integratie van nieuwe kantoren. Je werkt hoofdzakelijk vanuit regio Turnhout of regio Mechelen en bent regelmatig aanwezig op andere locaties.

Functie omschrijving

• Je analyseert interne processen en werkwijzen en zet verbeteringen op rond efficiëntie, kwaliteit, structuur en uniformisering tussen de verschillende kantoren.
• Je ondersteunt het management en de kantoorverantwoordelijken en fungeert als centrale schakel voor organisatorische en administratieve vraagstukken.
• Je coördineert de algemene office- en financiële administratie, waaronder facturatie, debiteurenbeheer, leveranciersbetalingen en ondersteuning bij btw en afsluitingen.
• Je centraliseert en beheert interne procedures, documentatie, relevante wetgeving, softwarelicenties en andere kantoorgerelateerde processen.
• Je neemt bij overnames en integraties van nieuwe kantoren de projectcoördinatie op en bewaakt een vlotte organisatorische, administratieve en praktische overgang.
• Je ondersteunt de interne communicatie en coördineert organisatiebrede initiatieven zoals infodagen, interne activiteiten en personeelsevents.

• Je beschikt min. over een bachelor in Accountancy-Fiscaliteit, Bedrijfsmanagement, Rechtspraktijk, Office Management of een gelijkwaardige achtergrond door ervaring.
• Je hebt relevante ervaring met office management, kwaliteitsbeheer, procesoptimalisatie, financiële administratie of een vergelijkbare coördinerende functie.
• Je bent organisatorisch sterk en weet processen te structureren, standaardiseren en praktisch te verbeteren.
• Je beschikt over financieel-administratief inzicht en hebt affiniteit met boekhoudkundige processen, facturatie en digitale bedrijfssystemen.
• Je bent communicatief sterk, neemt zelfstandig verantwoordelijkheid en kunt verschillende interne stakeholders verbinden en meenemen in veranderingen.
• Je bent nauwkeurig, proactief, digitaal vaardig en flexibel en bent bereid je regelmatig tussen verschillende kantoren te verplaatsen.