HR administratieve projectmedewerker

Achtergrond

Het Global Health Institute (GHI) draagt wereldwijd bij aan een betere gezondheid en gezondheidsgelijkheid door middel van onderzoek, capaciteitsversterking en ondersteuning van gezondheidsprojecten in lage- en middeninkomenslanden. Door de sterke groei van onze internationale onderzoeksactiviteiten verwelkomen we steeds meer onderzoekers, doctoraatsstudenten, postdoctorale onderzoekers en projectmedewerkers uit binnen- en buitenland.
Om deze groei professioneel te ondersteunen, zijn we op zoek naar een HR administratieve projectmedewerker (60% - 80%) die een centrale rol opneemt in personeelsadministratie, onboarding en ondersteuning van medewerkers gedurende hun volledige traject binnen GHI.

Functie

Je staat in voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van HR-gerelateerde processen binnen het Global Health Institute. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor medewerkers, onderzoekers, projectleiders en ondersteunende diensten en draagt actief bij aan een professionele medewerkerservaring.

• Je ondersteunt de administratieve voorbereiding, opmaak en opvolging van arbeidsovereenkomsten, verlengingen, aanstellingen en personeelsdossiers.
• Je volgt tijdsregistraties, afwezigheden en andere personeelsadministratieve processen op in samenwerking met de centrale HR-diensten van de Universiteit.
• Je begeleidt nationale en internationale medewerkers bij hun aanstelling en opstart binnen het instituut.
• Je coördineert het ‘onboardingproces’ van nieuwe medewerkers en zorgt ervoor dat alle administratieve en praktische formaliteiten tijdig worden afgehandeld.
• Je ondersteunt internationale medewerkers bij mogelijke visumaanvragen, verblijfsdocumenten, uitnodigingsbrieven, uitgaande en inkomende mobiliteit en andere administratieve formaliteiten.
• Je verstrekt praktische informatie over verblijf, huisvesting, sociale zekerheid, verzekeringen en andere werkgerelateerde processen.
• Je onderhoudt contacten met HR, ICT, het International Office en andere ondersteunende diensten.
• Je volgt de praktische opstart op van accounts, badges, toegangen, werkmateriaal en ICT-aanvragen.
• Je ondersteunt leidinggevenden bij evaluatie-, onthaal- en andere HR-processen.
• Je draagt bij aan de ontwikkeling, documentatie en optimalisatie van HR-processen en interne procedures.
• Je ondersteunt rekruteringen en selectieprocedures waar nodig.
• Je helpt bij de organisatie van opleidingen, teamactiviteiten en personeelsmomenten.
• Je zorgt voor een correcte en vertrouwelijke verwerking van personeelsgegevens.
• Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de geldende procedures, regelgevingen en kwaliteitsstandaarden van de Universiteit Antwerpen.
• Je bent het aanspreekpunt voor HR-gerelateerde aangelegenheden binnen de dienst en fungeert als eerste aanspreekpunt bij personeel gerelateerde vragen, problemen en calamiteiten, waarbij je waar nodig zorgt voor verdere opvolging en afstemming met de centrale HR-dienst.

• Je beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma in een relevante richting of gelijkwaardige ervaring.
• Je hebt ervaring in administratieve ondersteuning; ervaring binnen HR of personeelsadministratie is een belangrijke meerwaarde.
• Ervaring binnen een universitaire, onderzoeks- of internationale omgeving is een pluspunt.
• Je kunt respectvol en discreet omgaan met gevoelige of persoonlijke kwesties.
• Je gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent een teamplayer en werkt graag constructief samen met collega’s.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail. Je bent organisatorisch sterk en kan meerdere dossiers gelijktijdig opvolgen.
• Je bent sociaal en kunt vlot omgaan met verschillende types mensen.
• Je bent cultuursensitief en voelt je comfortabel in een diverse en internationale werkomgeving.
• Je communiceert duidelijk en diplomatisch, ook in situaties waarin verschillende belangen of perspectieven samenkomen. Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een pluspunt.
• Je hebt een uitstekende kennis van Microsoft 365.
• Je werkt proactief, neemt initiatief en denkt mee over procesverbeteringen.