Medewerker onthaal / Gerechtelijk secretariaat

Binnen de organisatie sta je, onder leiding van de APO coördinator, in voor het loket-onthaal en verzeker je een professioneel en kwaliteitsvol onthaal van burgers en bezoekers zowel fysiek als telefonisch. Je staat in voor de bezoekersregistratie en voor de uitvoering van administratie verbonden aan het gerechtelijk secretariaat.

Jouw takenpakket omvat onder andere:

• Bezoekers hartelijk onthalen aan de balie en via de telefoon
• Online afsprakenbeheer
• Het doorgeven van opdrachten via de NetViewer (Calltaking/Dispatching)
• Aanmaken van ISLP meldingsfiches
• Het dagelijks verwerken van in- en uitgaande poststukken/kantschriften
• Verzending processen-verbaal
• Administratieve taken inzake gevonden voorwerpen
• Het registreren van vakantietoezichten

Gewenst profiel

• Diploma hoger middelbaar of gelijkgesteld
• Beschikken over de nodige communicatievaardigheden
• Stressbestendig, flexibel en polyvalent zijn
• Openstaan voor veranderingen en doordrongen zijn van de wil tot verbeteren
• Klantgericht denken en sociaal contactvaardig zijn
• Goede kennis van informaticatoepassingen (MS office, internet, e-mail, …)
• Werken met de O365 software toepassingen (o.a. Sharepoint, Teams,…)
• Kennis van de relevante wetgeving in het domein
• Kunnen werken in teamverband
• Bereid zijn om 's avonds en in wisselende shiften te werken
• Zich akkoord verklaren om te werken met loggingsystemen zoals fleetlogger, …

Inschrijvingsvoorwaarden:

• Belg zijn of onderdaan van een andere lidstaat van de Europese Unie
• De burgerlijke en politieke rechten bezitten
• Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking, wat niet wil zeggen dat je nooit een bekeuring kreeg
• Ten minste 17 jaar oud zijn
• Een uittreksel uit het strafregister (model 595) kunnen voorleggen dat minder dan drie maanden oud is op datum van de kandidaatstelling
• Een motivatiebrief opstellen
• Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C bij de federale Rijksbesturen

Aanwervingsvoorwaarden:

• Ten minste 18 jaar oud zijn
• Slagen voor de selectieproeven die toegang verlenen tot de graad waarvoor je kandideert