Onthaalmedewerker

Als Onthaalbediende ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en leveranciers. Je zorgt voor een professionele ontvangst en biedt administratieve ondersteuning aan verschillende afdelingen binnen de organisatie.

Taken en verantwoordelijkheden

Onthaal & telefonie

• Ontvangen en begeleiden van bezoekers.
• Beheren van de inkomende telefooncentrale.
• Correct doorverbinden van oproepen en beantwoorden van algemene vragen.
• Registreren van bezoekers volgens de geldende procedures.

Administratieve ondersteuning

• Verwerken en verdelen van inkomende en uitgaande post.
• Beheer van algemene mailboxen.
• Opstellen, verwerken en archiveren van documenten.
• Ondersteunen van verschillende afdelingen bij administratieve taken.

Organisatie & Faciliteiten

• Beheer van vergaderzalen en bezoekersruimtes.
• Bestellen en opvolgen van kantoorbenodigdheden.
• Coördineren van kleine facilitaire aanvragen.
• Ondersteunen bij interne evenementen en acties.

• Je hebt een Bachelor Office Management of gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt ervaring in een onthaal- of administratieve functie.
• Je bent klantgericht en service-minded.
• Collega’s beschrijven je als accuraat en georganiseerd.
• We vinden discretie, eerlijkheid en betrouwbaar belangrijk.
• Goede kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams).
• Ervaring met ERP- of administratieve systemen is een plus.
• Vlotte kennis van het Nederlands en Frans. Engels is een plus.