Financieel administratief medewerker - vlinderfunctie

De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.

Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio.

In deze vlinderfunctie ondersteun je faculteiten en universiteitsdiensten over heel de UGent tijdens tijdelijke afwezigheden of drukke periodes. Je werkt gedurende minimaal 1 maand tot maximaal 6 maanden op dezelfde locatie (eventueel beperkt verlengbaar).

Je takenpakket varieert naargelang de noden van de dienst waar je op dat moment wordt ingezet.

Mogelijke opdrachten zijn:

Financiële administratie

• Je fungeert als aanspreekpunt voor de dienst of voor (onderzoeks)projecten;
• Je neemt financiële administratie (in SAP) en financieel projectbeheer op: facturen en onkostennota's verwerken, bestellingen plaatsen, fungeren als proxy voor financiële handelingen, budgetopvolging, boekhoudkundige/financiële afsluitingen, informeren van budgethouders, … .

Studenten- en personeelsadministratie

• Examentoezicht organiseren, diploma's controleren, puntenverwerking, studenten inschrijven, fungeren als helpdesk voor (doctoraats)studenten,…;
• Aanwervingsdossiers opmaken, personeelsdossiers opvolgen, nieuwe medewerkers onthalen, … .

Algemene administratieve ondersteuning

• Je staat in voor agendabeheer, voorbereiden van vergaderingen en opstellen van verslagen.
• Je verzorgt administratieve opvolging van dossiers en signaleert knelpunten in processen;
• … .

Organisatorische taken

• Je organiseert vergaderingen en evenementen (congressen, studiedagen,…).

Kennis en ervaring

• Je hebt ervaring in een administratieve functie, voornamelijk in een financiële context;
• Ervaring met SAP is een belangrijk pluspunt;
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en goede kennis van het Engels;
• Je hebt een zeer goede kennis van de courante MS Office toepassingen en kan je vlot inwerken in nieuwe toepassingen;
• Relevante ervaring binnen een universitaire context is een pluspunt.

Algemene competenties

• Aangezien je op steeds wisselende plaatsen wordt ingezet, kan je goed omgaan met veranderingen qua werkplek en collega's;
• Je kan zelfstandig werken, weet prioriteiten te stellen en kan overweg met veranderingen in je takenpakket;
• Je bent communicatief en hebt een dienstverlenende ingesteldheid;
• Je werkt nauwkeurig en gaat correct om met vertrouwelijke informatie;
• Je bent leergierig en bereid je verder bij te scholen en te ontwikkelen.