Administratief medewerker International Office

De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.

Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio.

De Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen van de Universiteit Gent wil haar dienstverlening rond internationalisering voor studenten en opleidingen verder versterken en professionaliseren. Vandaag worden verschillende administratieve processen rond inkomende en uitgaande studentenmobiliteit nog grotendeels binnen de afzonderlijke opleidingen georganiseerd. Om expertise te bundelen, processen efficiënter te organiseren en studenten en opleidingen op een uniforme en kwaliteitsvolle manier te ondersteunen, willen we verder evolueren naar een facultair International Office.

Om deze ontwikkeling mee mogelijk te maken, zijn we op zoek naar een halftijds administratief medewerker onderwijs - International Office. Je komt dus terecht in een faculteit met een breed en divers onderwijsaanbod. Je maakt deel uit van het facultaire onderwijsteam en krijgt de kans om mee vorm te geven aan dienstverlening die volop in ontwikkeling is.

Als medewerker binnen het facultaire International Office sta je mee in voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van internationale studentenmobiliteit en internationale onderwijsactiviteiten binnen de faculteit. Je werkt nauw samen met de betrokken opleidingen, het facultaire onderwijsteam en de centrale diensten van de Universiteit Gent.

Je draagt niet alleen bij aan de dagelijkse dienstverlening, maar helpt ook actief om de huidige werking verder te stroomlijnen en uit te bouwen tot een professionele facultaire dienstverlening.

Het takenpakket zal gradueel ingevuld worden en kunnen onder meer volgende taken omvatten.

Je taken omvatten onder meer:

• Je staat mee in voor de administratieve opvolging van inkomende en uitgaande studentenmobiliteit, van aanvraag tot afronding van het mobiliteitstraject.
• Je informeert en begeleidt studenten en medewerkers bij praktische en administratieve vragen over internationale mobiliteit.
• Je volgt uitwisselingsakkoorden met internationale partnerinstellingen op.
• Je bewaakt mee deadlines en procedures en zorgt voor een correcte registratie in de daarvoor voorziene systemen, waaronder OASIS.
• Je fungeert als toegankelijk aanspreekpunt voor studenten, medewerkers, partnerinstellingen en centrale diensten voor vragen die binnen het International Office worden opgenomen.
• Je ondersteunt facultaire initiatieven rond internationalisering van het onderwijs.
• Je brengt mee de bestaande administratieve processen binnen de verschillende opleidingen in kaart en formuleert voorstellen om deze te harmoniseren, vereenvoudigen en waar mogelijk te digitaliseren.
• Je draagt actief bij aan de verdere uitbouw en professionalisering van het facultaire International Office.

Daarnaast werk je taakoverschrijdend samen met andere ATP-leden van de Facultaire Dienst Onderwijs en het decanaat en fungeert als back-up voor bepaalde taken van medewerkers in functie van de workload en piekmomenten en wijzigende noden in de loop van de tijd.

Deze functie is tijdelijk, maar met een grote kans op een structureel karakter.

De functie-invulling is dynamisch zodat we samen een accuraat antwoord kunnen bieden op nieuwe ontwikkelingen en (ad hoc) noden binnen het onderwijs.

Kennis en ervaring

We zoeken een collega die graag structuur brengt in een complexe omgeving en die administratieve nauwkeurigheid combineert met een sterke dienstverlening.

• Administratieve ervaring in de context van het hoger onderwijs is een meerwaarde.
• Je hebt kennis van courante softwaretoepassingen (MS Office).
• Je bent in staat om je vlot in te werken in (nieuwe) digitale systemen.
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels (mondeling en schriftelijk).

Vaardigheden en attitudes

• Je werkt nauwkeurig, planmatig en georganiseerd en behoudt het overzicht, ook wanneer je verschillende dossiers gelijktijdig opvolgt.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor je dossiers en volgt afspraken en deadlines consequent op.
• Je bent klantgericht en communiceert vlot en professioneel met studenten en medewerkers.
• Je beschikt over een goed probleemoplossend vermogen, neemt initiatief en kan soepel omgaan met onverwachte situaties en wisselende werkdruk.
• Je denkt actief mee over hoe processen eenvoudiger, efficiënter en gebruiksvriendelijker kunnen worden georganiseerd.
• Je werkt graag samen, maar kan ook zelfstandig functioneren en vlot schakelen tussen verschillende opleidingen, diensten en stakeholders.
• Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe administratieve systemen snel eigen.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent bereid om zelf informatiesessies te verzorgen voor (grote) groepen studenten.
• Je bent assertief, empathisch en integer en hebt een positieve, proactieve werkhouding.