Administratief medewerker beleidsondersteuning

Administratieve ondersteuning

• Je bereidt vergaderingen en overlegmomenten administratief voor.
• Je maakt agenda’s, vergaderstukken en verslagen op en verspreidt deze.
• Je volgt actiepunten en gemaakte afspraken op.
• Je beheert documenten, dossiers en sjablonen op een gestructureerde manier.
• Je staat in voor archivering en documentbeheer.
• Je ondersteunt diverse administratieve processen en projecten.

Organisatie en logistieke ondersteuning

• Je plant vergaderingen en overlegmomenten.
• Je reserveert lokalen en verzorgt praktische voorbereidingen.
• Je ondersteunt de organisatie van studiedagen, evenementen en bijeenkomsten.
• Je verstuurt uitnodigingen.
• Je volgt inschrijvingen en aanwezigheden op.

Onthaal- en secretariaatstaken

• Je verzorgt op vaste tijdstippen het onthaal van Integro vzw en Stijn vzw.
• Je behandelt inkomende telefoons op een professionele en klantgerichte manier.
• Je beheert het algemene e-mailadres.
• Je ontvangt, verwerkt en verdeelt de post voor Integro vzw en Stijn vzw.
• Je verwijst vragen correct door naar de juiste collega of dienst.

Communicatieve ondersteuning

• Je fungeert als content creator en verzorgt de interne communicatie voor de ondersteunende diensten.
• Je helpt bij de opmaak van nieuwsberichten en nieuwsbrieven.
• Je ondersteunt socialemediacommunicatie.
• Je bewaakt mee een uniforme huisstijl.

Wij zoeken een collega die:

• beschikt over een diploma secundair onderwijs of een bachelordiploma in een administratieve richting;
• ervaring heeft in een administratieve of ondersteunende functie;
• sterk georganiseerd en nauwkeurig werkt;
• vlot kan werken met Microsoft Office-toepassingen;
• digitaal vaardig is en snel nieuwe toepassingen oppikt;
• uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden heeft;
• Klantgericht, discreet en betrouwbaar is;
• zelfstandig kan werken, maar ook sterk is in samenwerking;
• prioriteiten kan stellen en overzicht bewaart, ook wanneer verschillende opdrachten samenkomen.