4/5 (Junior) Management Assistant

Onze klant zoekt een organisatorisch sterke en communicatieve professional die het onthaal en de dagelijkse werking van het kantoor mee in goede banen leidt en tegelijkertijd een belangrijke administratieve en coördinerende rol opneemt binnen de projecten.

Als Management Assistant ben je het eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en medewerkers. Je beheert in principe de dagelijkse werking van het kantoor en ook het gebouw.

Daarnaast sta je in voor:

• Het aanmaken en opstarten van nieuwe dossiers.
• Het voorbereiden van contracten en samenwerkingsvoorstellen.
• Het mee opstarten, opvolgen en coördineren van lopende dossiers in overleg met klant, directie, ontwerp- en uitvoeringsteam.
• Het beheren en klasseren van correspondentie, contracten en projectdocumentatie, onder meer ter ondersteuning van de facturatie.
• De voorbereiding van de facturatie in samenwerking met de boekhouding op basis van de uitgevoerde activiteiten.
• Het opvragen (en evt vergelijken) van offertes bij studiebureaus in overleg met ontwerp en uitvoering.
• Het mee opvolgen en ondersteunen van de werkplanning.
• Het verzorgen van een professioneel onthaal en een vlotte interne organisatie.
• Organiseren van teamactiviteiten

• Je hebt een Bachelor- of Masterdiploma en kan een stabiele werkervaring voorleggen.
• Je hebt minimum 5 jaar relevante werkervaring.
• Bij voorkeur heb je ervaring in een gelijkaardige functie binnen de bouw- of projectsector.
• Je beschikt over sterke organisatorische, administratieve en communicatieve vaardigheden.
• Je bent klantgerichtheid.
• Je hebt een proactieve ingesteldheid en handelt graag daadkrachtig.
• Je behoudt overzicht en weet prioriteiten te stellen.
• Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid.
• Kennis van het Frans is een belangrijke meerwaarde gezien het contact met Franstalige klanten en eigenaars.
• Je bent bij voorkeur woonachtig in de regio Kortrijk.