Hoofdmedewerker (Verantwoordelijke roostering en organisatiemiddelen)

De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.

Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio.

Binnen deze functie neem je twee grote verantwoordelijkheidsdomeinen op:

1. Roostering (± 50%)

• je stelt lessenroosters op met behulp van het roosterprogramma TimeEdit in overleg met onderwijsondersteunende diensten en houdt deze up-to-date doorheen het academiejaar
• je verwerkt wijzigingen (bij afwezigheden, lokaalbeschikbaarheid of onvoorziene omstandigheden) en volgt deze nauwgezet op
• je blijft op de hoogte van ontwikkelingen in de roostersoftware en volgt hiervoor opleidingen
• je ondersteunt administratief de Academy for Lifelong Learning in Pharmacy (ALLpha)

2. Administratieve en logistieke ondersteuning (± 50%)

• je bent het eerste aanspreekpunt voor technische en logistieke problemen in auditoria, zalen en facultaire gebouwen en volgt problemen actief op
• je voert preventieve controles uit op audiovisuele en multimedia-apparatuur en begeleidt gebruikers
• je bewaakt de goede staat, orde, netheid en veiligheid van infrastructuur en practicumruimtes
• je bereidt vergaderzalen en facultaire meetings praktisch voor (incl. multimedia, catering en nazorg)
• je ondersteunt het decanaat administratief en logistiek (communicatie, mailings, kopieerwerk, printers)
• je coördineert en volgt herstellingen en interventies door interne en externe diensten op
• je helpt bij de organisatie van facultaire evenementen (zoals infodagen, plechtige proclamatie, research day, kerstfeest, lezingen, etc.), occasioneel buiten de reguliere uren
• je beheert voorraden, bestellingen, sleutels, lockers en informatiekanalen (valven en digitale schermen)
• je neemt een rol op in veiligheid en preventie, inclusief opvolging van inspecties en incidenten (brand, EHBO)

Kennis en ervaring

• je hebt ervaring met het roostersoftwarepakket TimeEdit, of je bent gemotiveerd om je dit snel eigen te maken
• je hebt bij voorkeur kennis van UGent-platformen (zoals SharePoint, Ufora, OASIS)
• ervaring binnen een Facultaire Dienst Onderwijsondersteuning is een pluspunt
• je hebt een goede kennis van het Nederlands en Engels
• je hebt affiniteit met IT, multimedia en MS Office (incl. Teams)
• inzicht in de werking van UGent-diensten is een troef

Algemene vaardigheden

• je organiseert een gevarieerd takenpakket efficiënt en neemt initiatief
• je werkt nauwkeurig en behoudt overzicht, ook in complexe situaties
• je bent flexibel en oplossingsgericht en combineert vlot verschillende soorten taken
• je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel, bent betrokken en draagt actief bij aan het goed functioneren van de organisatie, je bent trots op je eigen inbreng hierin
• je werkt teamgericht, sociaal en stelt je klantvriendelijk en assertief op
• je bouwt constructieve samenwerkingen uit met diverse interne en externe stakeholders
• je communiceert vlot en gepast, zowel mondeling als schriftelijk, en bouwt op een natuurlijke manier een collegiale samenwerking op met stakeholders uit centrale diensten en andere faculteiten
• je bent bereid vroeg te starten (ten laatste 8.15 uur) en sporadisch buiten de diensturen te werken